Igreja aposta em sistema para organizar contabilidade

Em 2002, a Igreja do Evangelho Quadrangular começou uma reestruturação administrativa radical, motivada por uma visita, no ano anterior, da Receita Federal. O órgão observou que os dados contábeis armazenados encontravam-se fora dos padrões exigidos – e esta constatação do governo desencadeou uma série de reuniões na busca por uma resposta que garantisse transparência aos processos. Nas deliberações, o corpo diretivo da igreja concluiu que uma das formas de atingir seus objetivos viria por meio de tecnologia. 

Até então, cada uma das seis mil igrejas (números da época) espalhadas pelo País enviava um relatório à matriz em São Paulo (SP). O documento, feito manualmente, continha um resumo das movimentações de cada unidade e chegava à sede da organização, na maioria dos casos, via Correios. “Os dados eram digitados em um programa que gerava documentos fiscais e contábeis”, recorda Carlos Andreotti, gerente-administrativo e de TI da entidade. As informações recebidas eram, então, condensadas em um sistema da Microsiga, que funcionava como repositório de dados.

Tal processo era tido na igreja como dentro dos parâmetros. “Só que isto não era uma contabilidade aceita e sim um resumo mensal”, explica o executivo, citando como procedimento correto uma estrutura feita lançamento por lançamento, documento por documento e nota fiscal por nota fiscal.

Após avaliação do modelo almejado e a deliberação sobre uma estrutura contábil mais adequada àquela exigida pela Receita, a Quadrangular questionou-se sobre um upgrade de sua ferramenta de gestão. Mas transformar a plataforma utilizada em um ERP efetivo demandaria investimento alto e não contemplaria plenamente as especificações do setor onde a igreja se insere. Outro fator dizia respeito à complexidade geográfica da operação, distribuída por todo País, o que acarretaria em investimentos aproximados de R$ 40 milhões, segundo estimativas da época. 

Além disso, a entidade precisaria ainda gerar um banco de dados seguro para consolidação e profissionalização contábil, que traria mais confiança aos processos gerenciais. “Resolvemos, por bem, desenvolver internamente uma ferramenta nossa”, comenta Andreotti, que recorreu à empresa especializada em sistemas de gestão Joint Consulting para ajudá-lo a formatar uma solução alinhada às suas necessidades.

O provedor de tecnologia mapeou todas as igrejas para conseguir fazer o sistema gerar, em tempo real, uma visão das receitas e despesas da entidade. Isso permitiria à Quadrangular identificar demandas de cada região, suas sazonalidades e prestações de contas aos membros e poder público de forma bastante transparente.

Por módulos

O projeto contemplou a fabricação e a instalação modular do software, iniciando por aplicações de contabilidade e controle de entidades e ministérios, uma vez que cada um dos 30 mil pastores se relacionam à Quadrangular de uma forma hierárquica, com 85% da arrecadação permanecendo na localidade de origem e o restante sendo dividido entre as outras esferas estruturais até chegar a matriz. Assim que os dois módulos entraram em operação, o software da Microsiga foi desativado. Com o tempo, o novo sistema foi evoluído, ganhando novas funcionalidades e aplicações.

Atualmente, oito mil igrejas se conectam a 600 administrações regionais, 27 estaduais, além da sede nacional. Contabilistas – que têm em seu escritório equipamentos e condição de acessar a internet – abastecem o sistema com os dados, revertidos, posteriormente, em informação para os administradores. A Quadrangular realizou uma série de simpósios no País para transmitir novas diretrizes e procedimentos contábeis entre as igrejas e conselheiros numa forma de promover a nova cultura administrativa.

A solução foi hospedada em um data center, o que contribuiu para aliviar investimentos em infraestrutura. “Se montássemos isso, teríamos um custo muito alto, fora a segurança que ganhamos com essa terceirização”, analisa o executivo. O projeto consumiu R$ 10 milhões, diluídos entre toda rede que compõem a Igreja. Depois de concluído, relata Andreotti, a entidade obteve uma contabilidade mais moderna, transparente e consolidada. Desde que o software entrou em operação, a igreja Quadrangular já deu várias palestras mostrando a aplicação para outras entidades religiosas interessadas nos benefícios da ferramenta de gestão.

Segundo o gerente, o próximo passo no que ser refere à tecnologia contempla a implantação de um aplicativo de gestão. A ferramenta, batizada de MRM (uma variação do CRM, no qual a palavra costumer é substituída por member), deve começar a rodar ainda em 2009, sendo usada para conhecer melhor o perfil dos cerca de três milhões de fiéis da Quadrangular.