Grupo Ultra automatiza processos com tecnologia RPA

Avançando sua jornada de transformação digital, o Grupo Ultra anunciou investimentos na implementação da tecnologia de Automação de Processos (RPA). Com isso, conseguiu automatizar processos nas áreas Tributária, Contas a Pagar e Service Desk. O projeto, que contemplou a implantação de cinco novos robôs – adequados a cada uma das empresas do Grupo –, foi desenvolvido pela Digisystem, companhia brasileira fornecedora de soluções de negócios de tecnologias avançadas.

Segundo a companhia, a robotização dos processos no Grupo permitiu eliminar mais de 18 processos manuais de atendimento, além de outros resultados significativos como 90 mil documentos pagos e R$ 676 milhões liquidados no setor de Contas a Pagar; 2,8 mil Pedidos Eletrônicos de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PER/DCOMP) atendidos e 500 Darf’s gerados no departamento Tributário; e 1.319 chamados atendidos, sendo 96,2% casos de sucesso no Service Desk.

De acordo com a Digisystem, a adoção dos robôs proporcionou um aumento de até quatro vezes no tempo efetivo de produção das equipes (FTE – Full-Time Equivalente), resultando em uma melhora significativa na qualidade de vida do funcionário, que passa a trabalhar sem a necessidade de horas extras, de forma mais intelectual, focada e efetiva.

Com mais de 17 mil colaboradores, atuando em 8 países, o Grupo Ultra, é um dos principais conglomerados empresariais do Brasil. São mais de 80 anos de experiência mantendo-se em posições de liderança nos segmentos de negócios em que atua: distribuição e varejo especializado, por meio da marca Ipiranga – no setor de combustíveis; Ultragaz, no segmento de Gás Liquefeito de Petróleo (GLP); Extrafarma, no varejo farmacêutico; Indústria de especialidades químicas, por intermédio da Oxiteno; Armazenagem de granéis líquidos, com a marca Ultracargo.

Diretor Executivo da Digisystem, Alexandro Croce, destaca que por já conhecerem o potencial da tecnologia RPA, o Grupo já havia tentado implantar robôs por meio de uma ferramenta mais simples, mas o resultado não foi o esperado. “Para entender a necessidade de cada empresa do Grupo, nossa equipe de desenvolvimento reuniu-se com as áreas e os profissionais que atuam em cada processo, identificando os detalhes da execução a fim de corrigir falhas e acrescentar melhorias que agregassem valor para o cliente”. O projeto da Digisystem preocupou-se em garantir que uma entrega maior não sobrecarregasse nenhum departamento da empresa, além de identificar possíveis ajustes necessários para que o robô contribuísse para a continuação do processo.

Agilidade operacional por meio do RPA

No total, foram implementados cinco robôs de RPA para a automatização de 18 processos nas áreas de Service Desk (reset de senha), Contas a Pagar (pagamentos eletrônicos, cadastro de boleto e associação boleto) e Tributária (Darf – Documento de Arrecadação de Receitas Federais –, PER/DCOMP, caixa postal de leitura e caixa postal de extração).

Na área Tributária, a nova tecnologia possibilitou a atualização diária de documentos fiscais, bem como a análise de conteúdo e identificação de novas ocorrências – com extração e leitura de mensagens – diretamente no site do e-CAC, da Receita Federal. Com isso, tarefas que levavam em torno de cinco horas passaram a ser realizadas em 15 minutos. Já as análises e processamento de documentos, que eram feitos quinzenalmente, começaram a ser executados diariamente, permitindo a entrega das obrigações fiscais no tempo certo e reduzindo o risco de multas.

Um dos destaques do projeto pode ser observado no Service Desk. O processo de reset de senha, que demandava cerca de 15 analistas de TI exclusivos para esta função – entrar no sistema, inserir informações, alterar a senha e enviar para o usuário –, passou a ser feito em até cinco minutos, com disposição de trabalho 24×7.

“A rotina operacional do Grupo Ultra foi bastante impactada. A tecnologia RPA reduziu custos, tempo, esforços, além de ter otimizado a gestão e a governança dos processos. Agora, os colaboradores deixam de executar atividades repetitivas para atuarem em atividades de maior valor agregado”, finaliza Croce.