A fim de organizar a área de compras internas, o Grupo Boticário implementou uma solução da Astrein para criar um cadastro centralizado de materiais e serviços. Dessa maneira, o grupo também pode desenvolver indicadores confiáveis para guiá-los na tomada de decisão.
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A varejista de cosméticos já contava com um cadastro centralizado para compras diretas, mas carecia de procedimento padronizado para atender a demanda de clientes internos, que aumentou consideravelmente seu volume de compras nos últimos anos.
“Não havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e oportunidades”, conta Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo Boticário.
Em março de 2013 deu-se início ao projeto de planejamento e estruturação de um novo modelo de governança, com o intuito de criar um cadastro estruturado que englobasse todas as áreas da empresa. Em novembro, o cadastro para compras indiretas foi oficialmente lançado.
O processo
Para iniciar a criação do cadastro, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua é muito específico, a Astrein teve que criar uma base customizada para atender a demanda, que além de áreas tradicionais como manutenção e equipamentos, incluiu todas as contratações de serviços referentes as áreas como marketing, benefícios e tecnologia da informação. “Oitenta porcento do volume financeiro de compras são serviços e nem sempre são compras recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”, explica Andrade. “Não havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligência junto com a Astrein para atender a complexidade do negócio e dar um passo além do que existe no mercado.”
Com a criação do cadastro, toda a gestão passou a ser centralizada na área de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens registrados e padronizados com correta categorização e classificação fiscal. “O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, diz Andrade.
Entre os benefícios já alcançados estão diversos ganhos na gestão, como compliance, análise de evolução de custos e controle de materiais, além da criação de indicadores para melhor análise de riscos e oportunidades, medição e recuperação de tributos.