Gestão de projeto: o que priorizar quando tudo é urgente?

A vida de consultor e professor me proporciona constantemente a oportunidade de conversar com muitas pessoas de diferentes faixas etárias e segmentos de mercado, e uma das questões que mais reincide nestas conversas é a dificuldade dos profissionais em administrar as diversas demandas e urgências organizacionais.

Apesar do surgimento recente de inúmeros gadgets e ferramentas de comunicação colaborativas para o trabalho – o que, em tese, deveria agilizar e facilitar processos –, vejo que na prática o que acontece é um soterramento dos profissionais com responsabilidades e requisição de respostas cada vez maiores. O efeito colateral mais nítido disso é a epidêmica sensação diária de que estamos sempre aquém do que gostaríamos de ter lido, estudado ou, até mesmo, se divertido.

Por outro lado, não há como discutir os benefícios que a tecnologia tem proporcionado nas décadas recentes. A produção de conhecimento humano ganhou escalas estratosféricas e o mundo, de fato, se tornou plano, fazendo com que as distâncias geográficas se tornem desprezíveis. Isso significa que boa parte dos 7,3 bilhões de pessoas que vagam hoje sobre a terra pode concorrer pelo mesmo espaço profissional que você ou a sua empresa.

Talvez por isso, o que chama a atenção dos visitantes mais atentos de livrarias e bancas é a reincidência de publicações recentes que abordam essas questões – e sugestões para gerenciar melhor o tempo e as inúmeras atribuições diárias.

Em uma das publicações que li recentemente uma conhecida consultoria havia desenvolvido uma pesquisa sobre a generalização da urgência para todas as demandas no ambiente corporativo. No levantamento, entre os principais motivos dos denominados “inimigos da calma” foram apontados: ordens de última hora dadas por suas chefias, excesso de e-mails, reuniões improdutivas e a chegada de novos projetos.

De acordo com o conhecimento popular, “quando tudo é urgente, na verdade, nada o é”. Esse entendimento se baseia na correta leitura de que se tudo tem a mesma prioridade, não há como destacar nenhuma delas. E, talvez, seja esta uma das essências da questão central que tanto tem angustiado os profissionais do mercado. A partir do momento em que se generaliza a urgência das demandas torna-se difícil receber resultados com qualidade e na ordem necessária.

Mesmo com o risco de ser simplista na avaliação do cenário não consigo encontrar outra alternativa senão dizer que o recomendado é planejar, planejar e planejar, pois somente com boas doses de planejamento – estruturado e estratégico –, as lideranças corporativas e de projetos conseguirão manter o foco nas reais prioridades e dirimir as necessidades de atenção corretas de suas equipes.

Para o colaborador que está no início da “cadeia alimentar corporativa”, o planejamento também é uma ferramenta de sobrevivência pessoal que permite a organização e o equilíbrio entre as necessidades de entrega dos trabalhos e o tempo e dedicação justos para cada um. Logicamente, também pode ser usado para auxiliar no aprendizado e respeito às prioridades.

Com o grau de desorganização e falta de critérios de urgência nas demandas corporativas de hoje, somadas ao excesso de atribuições que a vida contemporânea demanda dos profissionais, o resultado segue para a direção da improdutividade generalizada e insatisfação mútua – de lideranças e colaboradores. Portanto, não há dúvida de que este ciclo precisa ser revisto, com urgência!

*Ramiro Rodrigues é Project Management Officer da Arcon.