Gestão de custos de telefonia diminui em 50% a conta mensal do Estadão

Quanto mais linha telefônica, mais problema. A falta de controle sobre os gastos com telefonia deixa muita empresa engessada quanto a novos investimentos, por simplesmente não conseguir enxergar o que está acontecendo dentro de casa. E apenas colocar os gastos nas planilhas para ?predizer? o que está para vir no próximo mês não é uma solução. O Estadão observou nos idos de 2010, que a conta simplesmente não batia, e que faltava o gerenciamento eficaz dos gastos de suas mais de 1,4 mil linhas telefônicas móveis e 300 linhas fixas.

Adriano Cruz, gerente de operações do Grupo Estado de São Paulo, afirma que o gasto com telefonia consumia de forma expressiva o faturamento da companhia, e, ao mesmo tempo, manter os colaboradores com os aparelhos era essencial para o negócio da empresa. A falta de processos internos para controle de gastos do gênero é comum dentro de empresas, indiferente ao tamanho da companhia, e com a expansão das possibilidades de consumo com os smartphones, dados, voz e texto ganharam ainda mais dimensão e menos silos, pontua Cruz que nota, inclusive, que a não existência de referências anteriores, como um histórico para fazer comparativos, também impossibilitava planos de ações adequados.

Com isso, a companhia adotou o sistema de gestão de custos e serviços de telefonia móvel e fixa da Navita ? à época, ainda Informatec, adquirida em 2012. O primeiro passo foi desenvolver o inventário das linhas de telefonia móvel e fixa, mapeando quais colaboradores eram responsáveis pelas determinadas linhas, e esse processo identificou quem consumia quanto e de que forma dentro da empresa, podendo, assim, ser criado o controle.

O contrato com a operadora Claro também foi reavaliado. ?A operadora cobrava pacote de dados por utilização, sendo que na verdade tínhamos contratado por preço fixo. A conta diminuiu em três vezes após a implementação da solução, pois vimos o que estava acontecendo efetivamente?, afirma Cruz. ?Obviamente, a Claro não fez por ?maldade?, e os erros acontecem. Se tivéssemos um sistema implementado desde o começo, saberíamos que as coisas caminhavam na direção errada. Foi bom para o relacionamento das duas empresas gerenciar corretamente a relação cliente / fornecedor.?

E os gargalos em telecomunicações começaram a desaparecer, nota o executivo. Foi identificado, por exemplo, que em determinada filial era necessário mais canais do que os disponíveis, e que em Brasília era necessário mais link de comunicação. ?A solução deu dimensão de ponta a ponta das necessidades, e com isso conseguimos entender quais componentes tinham problemas e o que precisaria ser ajustado ou contratado com a operadora?, diz.

Além da centralização dos contratos em menos operadoras e da renegociação dos planos de fixo e móvel, foi contratado, a partir dos relatórios da solução, serviços de ligação intragrupo, com taxas menores ou zero, dependendo da negociação com a operadora. Houve também a implementação de ferramentas de controle orçamentário e de demonstração de gastos online.

?Com a casa em ordem, passamos a gastar menos energia com Telecom e investimos mais tempo com processos inerentes ao negócio e, agora, conseguimos investir melhor em TI e soluções, pois a visão anterior era nublada e muito esforço era alocado na telefonia?, ressalta Cruz. ?Com os custos controlados, as coisas são usadas de forma correta na empresa.?

O balanço final, segundo o gerente, foi a redução de 50% da conta mensal com serviços de telefonia. Hoje, o Estadão oferece celulares com plano de dados para os funcionários, explorando os recursos de conversação online (aplicativos com transmissão de voz/vídeo via dados), economizando nos custo de voz.

Para este ano, o Grupo Estado está estruturando como será feito o controle das informações corporativas, dos gastos, e também as questões trabalhistas e segurança dos acessos para implementar políticas de Bring Your Own Device. ?O apoio da Navita tem sido essencial para isso?, finaliza.