Ferramenta de automatização da Sovos para nota fiscal otimiza processos internos

A nota fiscal inbound (de entrada) deve ser empregada no caso de aquisição de mercadorias ou produtos retornados pelos clientes. Como qualquer outra nota fiscal, precisa ser registrada, autorizada e armazenada, o que torna o processo complexo e relativamente lento, não apenas para grandes corporações, cujo volume de entrada tende a ser maior, mas também para pequenas e médias empresas (PMEs).

Com o objetivo de reduzir o headcount, as organizações têm buscado soluções que reduzam essa complexidade. Integrando na nuvem o cliente – com notas fiscais, frete e serviços – e o ERP, incluindo sua certificação para ERP SAP, a Sovos, empresa global em tecnologia para tratamento fiscal, compliance e relacionamento B2G (business to government), executa a implementação de uma ferramenta de automatização no modelo SaaS (Software as a Service).

A solução simplifica o processo de organizações de qualquer porte. “Temos notado uma crescente procura do mercado. Estrategicamente, é importante que as empresas mantenham a organização das notas inbound”, comenta Paulo Zirnberger de Castro, country manager da Sovos no Brasil.

A automatização traz maior agilidade interna e confiabilidade aos dados computados – além de maior segurança, pois elimina a necessidade de os funcionários manusearem os dados internos. “Investimos na construção de um novo data center no Brasil para dar suporte aos clientes. Nossa capacidade de processamento foi aumentada em mais de dez vezes nesse trimestre”, relata Castro.

Apesar de a emissão das notas fiscais de entrada não ser uma execução obrigatória atualmente, esse panorama pode ser alterado no futuro. Ainda assim, não se trata meramente de uma questão de compliance fiscal. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) fez as companhias se adequarem ao formato digital de emissão de notas fiscais de mercadoria. A partir da obrigatoriedade da emissão das NF-e de saída para mercadorias em 2010, referente aos processos de venda, organizações também passaram a otimizar seus processos internos.

A implementação dos projetos de automatização garante diversos benefícios às estruturas das empresas. “Confere mais tempo à equipe interna para questões analíticas e não apenas operacionais”, exemplifica Antonio Garcia, Sales Engineer da Sovos. Deixar de executar tarefas manuais significa alocar tempo de sua equipe interna para a realização de outras atividades, utilizando recursos para tarefas mais nobres no processo de recebimento de NFes. Isso representa também uma redução de custos para as empresas, permitindo que seus profissionais atuem de forma mais estratégica.

“Com a solução aplicada, os clientes relatam diminuição no número de erros (números de NF-e, valor e CNPJ), melhoria na qualidade dos dados fiscais devido à precisão dos números registrados, e consequente diminuição de falhas nos fechamentos, como: conciliação menor, estornos e ajustes”, relata Garcia. Esses fatores repercutem em agilidade no processo de entrada dos itens no estoque.

Outro benefício para a aplicação da solução Sovos é que a automatização permite que o fluxo do processo siga naturalmente, sem interrupções (flawless, no termo em inglês). Com o componente na nuvem, a líder global em tecnologia para tratamento e compliance fiscal oferece ainda um time totalmente capacitado e suporte 24/7 em português, espanhol e inglês.