Fenaseg investe em vídeo colaboração para aumentar produtividade

A Federação Nacional das Empresas de Seguros Privados e de Capitalização (Fenaseg) identificou uma demanda importante que afetava diretamente a produtividade do setor como um todo: reduzir os deslocamentos para participação de reuniões e comissões temáticas.

Como se trata de uma associação sindical que foi instituída para coordenar, proteger, congregar e representar os Sindicatos filiados, o investimento feito pela Fenaseg não foi idealizado apenas para benefício próprio ou para seus 200 funcionários, mas também para contemplar o setor como um todo.

“A motivação inicial para a adoção da vídeo colaboração era a redução drástica de custos de viagem, assim como economia de tempo nos traslados. Com a expansão do sistema os benefícios de redução de custos foram elevados, e a integração e a agilidade de comunicação tornaram os processos mais eficientes”, afirma Luís Felipe Santos, superintendente de administração e finanças da Fenaseg.

Desafio

A Fenaseg reúne as principais seguradoras do país. São muitas comissões, subcomissões e grupos de trabalho que exigiam uma grande quantidade de deslocamentos.

“Nós buscávamos viabilizar reuniões e comissões temáticas que impactam os ramos que atendemos. São 50 comissões que funcionam regularmente e que envolvem de 10 a 20 pessoas. Às vezes mais”, afirma Santos.

A vídeo colaboração aumentou o índice de participação das seguradoras nas reuniões. O número de faltas era muito grande por conta dos custos. Hoje, o nível de presença é muito maior. Atualmente, a tecnologia viabiliza a redução de despesas e economiza o tempo dos participantes, pois eles não precisam mais se deslocar de Porto Alegre, Curitiba, Espírito Santo, até o Rio de Janeiro, por exemplo.

As comissões se reúnem pelo menos uma vez por mês. Como uma pessoa pode participar de uma ou mais comissões, a adoção de tecnologia colaborativa se fez necessária para reduzir esses custos e otimizar o tempo dessas pessoas.

Implementação

Antes da Polycom havia outro recurso de vídeo colaboração na Fenaseg. “Era uma solução mais restrita para se conectar com muitos pontos. Além de ser uma tecnologia mais antiga, a Fenaseg só possuía três salas operando. A dimensão da tecnologia Polycom é três vezes maior do que a plataforma antiga”, diz Luís Felipe Santos.

As salas de videoconferência foram todas automatizadas pela Endev, empresa integradora que implementou todos os recursos áudio visuais, o que facilitou e popularizou o uso pelos mais diversos usuários, mesmo aqueles avessos às novas tecnologias. Hoje os EndPoints Group e HDX estão distribuídos entre São Paulo, Brasília e Rio de Janeiro.

Em decorrência do sucesso alcançado com as salas de videoconferência e com a gradual popularização dos serviços dentro da empresa, incluiu-se um Group 700 no projeto do novo auditório no Rio de Janeiro. Um dos mais interessantes recursos é a capacidade de transmitir as imagens da plateia, do apresentador (através de duas câmeras EagleEye Polycom) e da apresentação (dados) para os mais diversos ambientes internos e externos. O Group 700 foi totalmente integrado com um extenso sistema de automação permitindo total interatividade com os recursos audiovisuais da sala e extrema facilidade de uso pelo operador do evento, mesmo que não esteja acostumado a controlar um EndPoint de videoconferência.

A Endev foi a responsável pelo projeto. Luis Felipe Santos credita parte do sucesso da implementação à parceira, por “ter como diferencial a capacidade técnica e a proximidade com a Fenaseg, pois já nos atendiam em outras áreas e nos apresentaram a Polycom”.

Benefícios

Atualmente há várias salas de reuniões de vários portes na estrutura da Fenaseg, seja no Rio de Janeiro, em Brasília ou São Paulo. Quase todas as salas estão ocupadas com videoconferência. “Nos últimos quatro anos temos reformado essas salas porque essas soluções são fundamentais para reduzir custos e aumentar a produtividade da atividade que nosso setor demanda”, analisa Santos. “O ganho que as soluções de vídeo colaboração trouxeram é bastante óbvio para nós e para as seguradoras”, completa.

Além disso, a Fenaseg acredita que outros benefícios intangíveis foram alcançados com a tecnologia da Polycom. “Seguramente houve uma redução na emissão de carbono, pois há menos gente pegando avião e táxis para deslocamento. Houve também aumento considerável na produtividade e na qualidade de vida e diminuição do risco de acientes para os funcionários das seguradoras”, afirma Luís Felipe Santos.

Futuro

A Fenaseg segue ampliando sua estrutura e atualmente algumas obras estão em andamento. Por isso, Luis Felipe acredita que a parceria com a Polycom seguirá crescendo. “Ainda temos planos de incluir videoconferência em outras salas. A crise financeira retardou um pouco nossos objetivos, mas aos poucos vamos equipando todos os ambientes”, conclui.