Faça o e-mail trabalhar para você

Durante séculos, os monges escreveram livros à mão, por isso, cópias do mesmo texto variavam muito e não havia um padrão na numeração ou indexação de páginas. Levou 65 anos, depois que Johannes Gutenberg inventou a imprensa, unificando a aparência das publicações impressas, antes que alguém tivesse a brilhante idéia de numerar e indexar as páginas dos livros.

Até que um sistema ideal de gerenciamento de caixa de entrada seja desenvolvido, Sherwood tem algumas recomendações básicas. Considere o arquivamento de mensagens de e-mail como o oposto do arquivamento de documentos em papel. Quando se trata de papel, o arquivamento é a parte fácil – escolha uma categoria e coloque o documento na pasta relacionada.

Encontrar um documento pode ser um problema, especialmente quando você não se lembra em que categoria o documento foi arquivado. No caso de mensagens de e-mail, parece que as pessoas têm problemas com a parte do arquivamento, embora ferramentas de busca tornem a procura de mensagens relativamente fácil. Portanto, considere que você terá condições de encontrar mensagens. Basta escolher um sistema que seja de fácil utilização.

Juntamente com essas orientações, Sherwood afirma que as pessoas são excessivamente dependentes da utilização de várias pastas, que ela vê como locais em que as mensagens ?morrem. A sugestão dela é a seguinte: utiliza apenas duas pastas, sua caixa de entrada e um arquivo denominado “concluído”. Qualquer mensagem que exija alguma ação posterior deverá ser deixada na pasta ?caixa de entrada, e todas as outras mensagens devem ficar no arquivo ?concluído.

As ferramentas de recuperação são tão boas, que a classificação de arquivos não é necessária, comenta a autora. Se os assuntos das mensagens forem vagos demais ou forem precedidos por “Re:”, faça uma cópia, renomeie a mensagem e envie-a para si mesmo, para arquivamento.

E o mais importante, não dependa de ferramentas automatizadas para o roteamento de mensagens – elas simplesmente não funcionam adequadamente. Segundo Sherwood, os computadores são tão burros quanto uma porta e só nos resta fazê-los trabalhar a nosso favor.