Estratégico, analítico e operacional. Como sua empresa usa BI?

Todas as facetas do BI são importantes e têm um papel crucial na estratégia geral de uma empresa. No entanto, são poucas as organizações que compreendem bem a forma como estas várias ferramentas devem ser utilizadas no conjunto para se tornarem totalmente eficazes e eficientes. Por este fato, muitas vezes a ferramenta de BI não é otimizada e o seu nível de rentabilidade fica aquém da sua produtividade máxima.

Após mais de 27 anos a trabalhar neste setor, aprendi que o BI é utilizado em três diferentes formas distintas: estratégica, analítica e operacional. Estes três níveis de Business Intelligence são intrinsecamente diferentes, mas não se excluem mutuamente e não são independentes, devendo estar diretamente interligados e trabalhar de forma integrada. Mas como se relacionam entre si estes níveis? Podemos dizer que atuam em ciclo: a análise estratégica dinamiza o BI analítico, ao passo que o BI analítico direciona as iniciativas operacionais, e são estas iniciativas operacionais que acabam por ter impacto na agilidade, na produtividade, na rentabilidade e no lucro de uma empresa.

Comecemos por analisar o BI estratégico. O principal objetivo deste nível de Business Intelligence é impulsionar o desempenho geral da empresa. Após definida e aceita a estratégia pela administração, várias funcionalidades são utilizadas, como mapas estratégicos, scorecards, relatórios, com o intuito de transmitir a estratégia aos colaboradores na forma de objetivos mensuráveis. Por outro lado, para verificar o sucesso da estratégia traçada, são analisados vários fatores cruciais, como índices de satisfação de clientes, quotas de mercado, margens de lucro, entre outros, que revelarão o progresso, ou falta dele, no sentido de alcançar os objetivos traçados. Desta forma, o nível do BI estratégico concentra-se no monitoramento do desempenho e da realização dos objetivos.

Assim que a estratégia estiver definida, é hora de começar a trabalhar o BI analítico. Enquanto o BI estratégico define as medições de desempenho essenciais, o BI analítico é utilizado para identificar a origem dos problemas assim que eles forem descobertos. Por exemplo, se os lucros estiverem em queda ou se os índices de perda de clientes estiverem em alta, através do BI analítico as empresas poderão investigar que fatores estão na origem destes resultados. É possível, neste nível, identificar e isolar os problemas que constituem um obstáculo ao desempenho da empresa sob múltiplas perspectivas. Os resultados obtidos nas atividades analíticas são os que dirigem as iniciativas operacionais. O BI operacional aciona a resolução dos problemas impeditivos do desempenho com iniciativas na forma de aplicações de BI para melhoramento de processos.

Desta forma, proporciona ferramentas para as decisões do quotidiano, que acontecem nos níveis inferiores das organizações, com vista a alcançar os objetivos estratégicos. Estas iniciativas poderão automatizar processos, dar poder de decisão a funcionários, monitorar o desempenho das iniciativas, assim como disponibilizar imediatamente informação operacional relevante, tendo um impacto direto na capacidade que a empresa tem para atingir os mais variados objetivos, como aumentar as vendas ou a rentabilidade.

Como podemos verificar há uma articulação dos três níveis de BI, sendo este o cenário ideal para o seu funcionamento. Muitas das iniciativas de BI falham, ou não dão os resultados esperados, porque as empresas adquirem, implementam ou utilizam o seu software de Business Intelligence sem compreenderem este ciclo e a importância do seu funcionamento. Não significa que cada uma das três partes não funcione isoladamente ou que a concentração em apenas uma das facetas não trará resultados positivos. Mas será a articulação do conjunto destes três níveis que dará a máxima rentabilidade às ferramentas de BI.

É assim que o Business Intelligence deve funcionar.