Conversando com alguns parceiros, prospects e clientes, tenho notado que a questão relacionada a disponibilização das informações requeridas para o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas do eSocial tem sido subestimada.
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Visando atingir os novos prazos de 2016, muitas empresas já contrataram ou estão avaliando soluções de mercado capazes de gerar informações no formato requerido pelo governo, além de controlar a troca de informação, porém poucas se deram conta de que o maior desafio associado a essa nova regulamentação está um passo antes, relacionado à habilidade de obter e manipular dados dos funcionários com qualidade.
Acesso, transformação, padronização e qualidade dos dados relacionados às obrigações de funcionários para alimentar as soluções de eSocial existentes no mercado são etapas cruciais e obrigatórias que, por muitas vezes, não vêm sendo tratadas com a atenção que merece e/ou de forma pouco produtiva.
Soluções manuais ou baseadas em hand-coding vêm sendo comumente adotadas e definitivamente adicionam riscos à implementação e operação do eSocial, além de incluir brechas na qualidade e rastreabilidade da informação. Brechas essas que podem gerar tanto penalidades futuras já previstas pelo eSocial, quanto aumento dos custos internos relacionados à investigação de incidências ou manutenções corretivas não previstas.
Não obstante, as informações necessárias para alimentar as soluções de mercado que geram os dados no formato regulamentado pelo eSocial estão espalhadas em diversos sistemas nas corporações. Geralmente, eles não se conversam, contém a mesma informação de maneira não padronizada, operam em tecnologias heterogêneas e geralmente apresentam problemas de qualidade, como duplicidade ou dados incompletos.
Para piorar ainda mais esse cenário, as informações do eSocial devem ser disponibilizadas de maneira recorrente, o que obriga a sincronização constante entre os sistemas provedores de dados. E isso, diga-se de passagem, não é uma tarefa fácil, caso não se utilize uma abordagem adequada.
A adoção de tecnologias que permitam governar os dados dos funcionários em suas diferentes etapas pode mitigar os riscos da implementação e operação do eSocial. Criar uma solução definitiva que não só sirva para alimentar os dados requeridos para essa nova regulamentação, como para possibilitar à empresa uma visão mais ampla dos seus colaboradores e de suas interações com a própria empresa. Até mesmo o relacionamento com a sociedade pode ser incluído, por meio de informações obtidas via mídias sociais ou mesmo providas por órgãos externos.
Definitivamente, a adoção de uma solução de integração de dados capaz de consumir informações provenientes de diferentes origens (suportadas por diversas tecnologias em diversas plataformas) de maneira padronizada e sistemática, associada a um componente de qualidade que permita identificar os problemas de dados, tratá-los, padronizá-los e corrigi-los é mandatória para organizar os fragmentos de informação de funcionário requeridos pelo eSocial.
Soma-se a isso, a capacidade provida por uma solução de Master Data Management (MDM) de manter os dados de colaboradores constantemente organizados e sincronizados em um repositório central a prova de duplicidades, facilitará a disponibilização segura das informações e criará uma infraestrutura de dados flexível a mudanças futuras que, com certeza, surgirão com o amadurecimento dessa nova regulamentação.
Não menos importante é a capacidade provida pelas soluções citadas acima de organizar e correlacionar metadados provenientes de cada etapa de tratamento de dados. Elas disponibilizarão uma visão completa do fluxo de informação, o que permitirá total rastreabilidade sobre a composição da ficha de cada funcionário. Aspecto esse altamente relevante em uma eventual situação de contestação ou auditoria sobre os dados informados ao governo.
Resumindo, eSocial não é apenas uma questão de troca de informação ou relatórios, é uma questão de governança, capacidade e habilidade de lidar com os dados.
*Carlos Eduardo Salvador é diretor de pré-vendas da Informatica Corporation