Escritório do futuro: Cogna remodela organização para trabalho híbrido

Como adotar um modelo de trabalho híbrido e ao mesmo tempo garantir a segurança de milhares de colaboradores? Após um ano e meio de atividades remotas, devido à pandemia, a organização educacional Cogna Educação busca implementar um retorno seguro aos escritórios, sem deixar de priorizar a saúde de seus mais de 24 mil funcionários e alunos.

Quando o grupo iniciou, ainda em 2020, o planejamento para retorno seguro ao escritório, consultou diversas empresas e startups para decidir qual a melhor forma de retornar às atividades presenciais de forma gradual e colaborativa.

Desde então, inúmeras ações foram implementadas, respeitando todos os protocolos de biossegurança da Organização Mundial de Saúde e das autoridades responsáveis. E para automatizar o controle da ocupação dos escritórios, o Cogna escolheu a solução My Seat da Atos, que se mostrou mais aderente à realidade da instituição.

“Meses depois dos testes iniciais, a solução já faz parte do dia a dia da Cogna, tornando-se um parceiro essencial no plano de redimensionamento de espaços físicos corporativos”, destaca Anderson Hass, gerente sênior de gente e cultura da Cogna”, sobre a ferramenta que faz parte da rotina intitucional desde outubro do ano passado, após duas semanas de implementação.

Para se adequar ao “escritório do futuro”, ou seja, aquele com estações de trabalho móveis e assentos rotativos, a Cogna Educação disponibilizou a aplicação em dois de seus escritórios: um na capital paulista e outro em Valinhos, município de São Paulo. Juntos, eles somam mais de 2 mil colaboradores, que passaram a reservar com antecedência sua estação de trabalho.

Na prática, o My Seat permite o bloqueio dos assentos ao redor, garantindo o distanciamento social. Desse modo, a companhia tem melhorado a experiência do funcionário, sem abrir mão das diretrizes de saúde do covid-19.

Ao acessar a solução, disponível para qualquer dispositivo móvel, os funcionários da Cogna podem visualizar sem dificuldade e em tempo real os assentos disponíveis no escritório, a partir de um dashboard, e fazer a reserva da estação de trabalho da preferência antes mesmo de sair de casa.

Para melhorar ainda mais a experiência do funcionário, o aplicativo permite também reservar assentos para outros membros da equipe, impulsionando um modelo colaborativo, flexível e ágil para diversos ambientes do escritório, como refeitórios e estacionamento. Além disso, possibilita fazer o check in em trabalho remoto, informando os colegas sobre a localidade do usuário. A aplicação também segue a identidade visual da Cogna.

Leia mais: Atos adquire finlandesa Ideal GRP, especialista no setor de manufatura

Escritório do futuro

Ambientes com departamentos bem definidos e pouca ou nenhuma flexibilidade começam a ficar cada vez mais distantes do dia a dia.

Nos próximos meses, o “full home office” deve permanecer com força em boa parte das empresas. Segundo a pesquisa “Covid-19 Consumer Study”, divulgada recentemente pelo IBM Institute for Business Value (IBV), 52% dos brasileiros desejam continuar trabalhando exclusivamente em casa ou, então, com idas ocasionais ao escritório.

Esse novo cenário já começa a exigir das companhias de tecnologia soluções mais assertivas.  “Em tempos de pandemia, a maneira com a qual se utiliza espaços de trabalho e o próprio formato dos escritórios estão se transformando”, comenta Nelson Campelo, CEO da Atos para a América do Sul.

Desse modo, a Atos apostou na criação de soluções que possam ajudar empresas em cada etapa dessa adaptação, tendo como o principal foco a segurança e a agilidade. Nessa esteira, a especialista em soluções de transformação digital lançou a ferramenta MySeat em agosto de 2020.

Sendo o “MySeat” customizável, uma empresa pode, por exemplo, limitar as reservas de uma determinada área por um grupo específico de colaboradores por questão de segurança, indicar os assentos que ficam mais próximos à saída do ar-condicionado, os que contêm monitores na mesa e os que têm mais acessibilidade.