Escritório de advocacia reduz protocolos manuais em 80% com RPA

Diante da expansão do escritório nos últimos anos, o Mascarenhas Barbosa Advogados, escritório com sede em Campo Grande (MS) e filiais na Bahia, Distrito Federal, Goiás, Mato Grosso e Rio de Janeiro, se viu diante de um problema. Seria necessário triplicar o número de colaboradores focados exclusivamente na execução de protocolos, ou seja, dar entrada em documentos judiciais nos sistemas online dos tribunais.

Com mais de 50 anos de fundação, o escritório possui cerca de 360 colaboradores. Todos os protocolos eram executados manualmente. Kelri Molina Arguelho, sócia do Mascarenhas Barbosa, explica que uma das maiores dificuldades era lidar com os diferentes sistemas adotados por cada tribunal.

“Como temos atuação em todo território nacional, as dificuldades técnicas eram nosso maior desafio”, explica a advogada. “Muitas vezes, em um mesmo estado, os sistemas jurídicos são diferentes. Deste modo, precisávamos mobilizar diversos colaboradores para uma demanda que pode ser realizada com o apoio da tecnologia.”

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A solução encontrada foi automatizar atividades relacionadas à área. A solução escolhida foi o Robotic Process Automation, ou RPA, que é a automação executada por robôs. A Oystr foi a especialista escolhida para prover a solução – a empresa comercializa o software como serviço na nuvem (SaaS) por meio de um marketplace. Mas, segundo Rafael Caillet, CEO da legaltech, para o escritório de Campo Grande foi preciso desenvolver um novo produto pensado nas especificidades do escritório.

“Nossos robôs são desenvolvidos de acordo com a necessidade do nosso cliente, totalmente customizado para atender suas maiores dores”, explica o executivo. O projeto teve início no segundo semestre de 2019 e continua em expansão.

Desafios da implantação

Kelri Arguelho explica que foi o primeiro contato do escritório com automação. “Foi um grande desafio optar por automatizar esse processo. Tivemos que lidar com toda a adaptação, parametrização, e a rotina dos nossos colaboradores foi transformada por completo”, conta a executiva.

Segundo ela, a mudança significou tanto inserir tecnologia ao dia a dia como lidar com mudanças culturais, pois “estávamos todos acomodados na forma em que trabalhávamos, manualmente”.

Se antes da solução todos os processos eram feitos manualmente, no primeiro semestre de 2020 foram 113 mil protocolos processados, sendo mais de 85 mil feitos de forma automatizada pelos robôs (o que significa mais de 70% do total.

Mensalmente, o escritório trabalha com 20 mil protocolos. Do total, cerca de 16 mil são feitos via automação (entre 80% e 82% da produção mensal). A ideia, segundo o escritório, é chegar a 100%.

Atualmente apenas três funcionários são responsáveis pelos protocolos.