EFD-Reinf: entenda prazos de entrega e impactos nos sistemas de gestão

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma declaração que faz parte de um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Com foco nas retenções de impostos referentes às notas fiscais, o Reinf envolve informações sobre escrituração de rendimentos pagos e retenções dos Impostos de Renda e Contribuição Social, substituindo o módulo EFD-Contribuições.

De forma detalhada, as informações que deverão ser prestadas por empresas jurídicas ao Reinf correspondem a retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP), incidentes sobre pagamento efetuados a pessoas jurídicas e físicas, contribuições ao INSS, comercialização da produção substituída por agroindústria, serviços que demandam mão de obra ou empreitada, recursos recebidos ou destinados a associações desportivas e receitas de espetáculos desportivos.

O envio das informações ao Reinf é de cunho obrigatório e deve ser feito por empresas jurídicas, mesmo imunes e isentas, que sejam responsáveis pela retenção de impostos e prestem e contratem serviços que utilizem mão de obra ou empreitada. As empresas que tiveram faturamento anual maior que R$78 milhões em 2016 deverão entregar seus dados do dia 1º de maio a 15 de junho; as empresas que tiveram faturamento anual menor do que R$78 milhões em 2016 deverão repassar suas informações do dia 1º de novembro a 15 de dezembro; e os órgãos públicos devem cumprir suas entregas de 1º de maior de 2019 a 15 de junho.

A obrigatoriedade propõe para as empresas algumas mudanças, já que desvincula informações que seriam entregues dentro da EFD-Contribuições e eSocial e permite que a entrega seja feita em múltiplas transmissões, com períodos diferentes. É necessário, portanto, revisar os processos na estrutura da empresa, entendendo em qual ponto de maturidade tecnológica a empresa se encontra, para estudar a possibilidade de adoção ou não de um sistema de gestão para organizar todas as informações que deverão ser transmitidas ao Reinf. 

Com tantas mudanças, que, por parte do governo, tendem a diminuir a burocracia enfrentada pelas pessoas jurídicas, possuir uma ferramenta de automação fiscal pode ajudar e facilitar a vida do empreendedor, já que ela consegue respeitar as fiscalizações, cumprir os prazos, validar os dados, considerar todas as particularidades e, ainda, elaborar um planejamento para a execução de cada etapa.  

Para as empresas que já possuem esse tipo de ferramenta instalado, deve haver o cuidado para que o sistema esteja devidamente atualizado para as entregas que deverá fazer. O não cumprimento da obrigatoriedade ao Reinf acarreta em multa de R$1.500 por mês calendário, multa de 3% sobe o valor das transações que foram comunicadas de forma inexata ou incompleta e 300% sobre o valor de transações que forem declaradas como menores do que são realmente.

(*) Guy Holland é CEO da integrarTI