Como forma de impulsionar a atuação no Norte e Nordeste do País, a distribuidora de medicamentos Palmed decidiu apostar em ferramentas tecnológicas para apoiar operações. Há 12 anos no mercado e presente em cinco estados (Pará, Maranhão, Paraíba, Piauí e Tocantins), implementou o software de gestão WinThor, da PC Sistemas, e o Pedido de Vendas, solução voltada para a gestão da força de vendas da Máxima Sistemas.
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A adoção de novas tecnologias visam apoiar a meta da companhia de crescer 15% sobre o faturamento anual. Para isso, a Palmed deve aumentar o seu portfólio, que hoje é de cerca de 3 mil itens, construir uma instalação em Palmas e ampliar o centro de distribuição, que passará a ocupar uma área de 2 mil metros quadrados.
O WinThor, sistema de gestão (ERP) para a cadeia de abastecimento fornecido pela PC Sistemas (empresa do grupo Totvs), por meio de um módulo chamado Medicamentos, atende rotinas específicas do nicho de distribuição de medicamentos. A escrituração de itens controlados, por exemplo, uma das exigências da Anvisa, prevê a entrega de um relatório detalhado dos remédios comercializados, processo que é realizado automaticamente pela solução. O tempo para finalizar esta ação é de cerca de dois minutos, porém, quando o registro das informações era feito manualmente, gastavam-se quase 15 dias.
O sistema permite a integração com os operadores logísticos, facilitando a comunicação, o controle e o acompanhamento dos pedidos. Adriano Coelho Camarço, gerente de TI da Palmed, explica que o setor de medicamentos está submetido a uma forte regulamentação da Anvisa, depositando no software a responsabilidade de tornar os processos confiáveis e livres de falhas.
Força externa
O Pedido de Vendas, da Máxima Sistemas, permitiu consolidar o atendimento em campo. A tecnologia apoia os vendedores durante as visitas aos clientes, disponibilizando acesso a todas as informações necessárias para efetivar as transações comerciais.
A solução opera como suporte da força em campo, e também atende às especificidades do setor no que diz respeito à validação da venda de acordo com o tipo de autorização de cada estabelecimento. O Pedido de Vendas registra e disponibiliza ao vendedor todos os alvarás que a farmácia possui, incluindo data, número, validade, entre outras informações, validando a transação comercial dos produtos que são permitidos, segundo o alvará obtido pelo cliente.
Antes, os vendedores não tinham acesso aos alvarás das empresas e precisavam entrar em contato com cada uma, solicitando uma cópia atualizada do documento. O cliente, por sua vez, teria que enviar o arquivo específico e, só então, havia a liberação para a venda, o que gerava morosidade e perda de vendas.
As melhorias ultrapassaram os processos de rotina, e deram base para a companhia impulsionar a expansão. A distribuidora realizou modificações em sua estrutura com o apoio das tecnologias, estabelecendo uma política interna de funcionamento e criando novos departamentos, como o de CRM (do inglês, Customer Relationship Management). Instituiu, separadamente, uma área comercial e uma de compras, que antes funcionavam juntas, e otimizou o processo de cobrança de clientes.