Dicas para liderar com eficiência reuniões virtuais em larga escala

O trabalho remoto virou o “normal” para muitas organizações em todo o mundo. O distanciamento social fez com que dinâmicas comumente utilizadas entre líderes e equipe precisassem ser readequadas.

Reuniões ou encontros em larga escala, por exemplo, não podem mais fazer parte da agenda das organizações. No entanto, eventos como esses são essenciais para os líderes executivos compartilharem sua visão e estratégia, abordarem questões urgentes e celebrarem vitórias.

Entre aplicativos e canais de comunicação empresarial, o vídeo ao vivo pode ser a solução para esses casos.

Para o Gartner Inc., o vídeo ao vivo é o estado da arte para líderes executivos que desejam uma maneira mais envolvente e interativa do que a conferência em áudio para se comunicar amplamente e ouvir o feedback de equipes distantes em reuniões virtuais. “Há um espectro de engajamento”, diz Adam Preset, Diretor Sênior de Analistas do Gartner.

“Por um lado, você tem líderes e equipes ansiosos para oferecer eventos de vídeo ao vivo de qualidade e trabalhadores capazes de ingressar e interagir em tempo real. Por outro lado, você tem organizações tradicionais que ainda usam pontes de conferência de áudio em massa para manter as pessoas informadas em grande escala”, explica.

A maioria das organizações está no meio, de acordo com o Gartner: elas gostariam de fazer mais com vídeo ao vivo, mas se sentem mal equipadas para atender às expectativas do público em relação ao conteúdo envolvente, consumo em qualquer lugar e produção de qualidade. Para preencher a lacuna entre o desejo e a execução de grandes reuniões baseadas em vídeo, concentre-se em três áreas principais:

Prepare o conteúdo da reunião virtual;

• Identificar ambientes ideais para reuniões virtuais;
• Adquirir soluções de talento e tecnologia para reuniões virtuais;
• Preparar o conteúdo da reunião virtual.

Eventos de larga escala oferecem uma rara oportunidade de enviar uma mensagem clara, mas somente se os líderes aprimorarem cuidadosamente o conteúdo para um envolvimento ideal.

Segundo o Gartner, os líderes na tela devem preparar e praticar suas palestras para que pareçam polidas, mas não rígidas. A organização sugere que os líderes utilizem das mesmas técnicas de apresentação que mantêm o público envolvido, como pausas planejadas, ênfase vocal e gestos físicos. Além de imagens, clipes de áudio e vídeo para complementar e ilustrar as ideias.

Os líderes podem ficar tentados a usar a narração de voz em imagens de compartilhamento de slides, mas a abordagem mais estática parece menos pessoal e promoverá menos envolvimento.

O conteúdo ao vivo bem preparado incentiva a interação do público, o que resulta em contribuições de conteúdo do próprio público. As videoconferências ao vivo podem integrar ferramentas para permitir perguntas do público, pesquisas simultâneas, bate-papo em tempo real e comentários ao vivo – todas as fontes críticas de interação do público e geração de conteúdo.

“A interação também não deve terminar com o encerramento de uma transmissão ao vivo. Os líderes devem continuar participando do bate-papo, através do crowdsourcing e através de canais sociais para ouvir o que as pessoas se preocupam após o término do evento em vídeo”, diz Preset.

Identifique ambientes ideais para reuniões virtuais

Em um mundo ideal, todos os membros da equipe poderiam participar de reuniões de toda a empresa com base em vídeo ao mesmo tempo e / ou com todos em seu escritório local.

Isso nem sempre é possível em organizações amplamente dispersas ou em operações que exigem que uma parte da força de trabalho esteja trabalhando durante a reunião.

Como consequência, o vídeo ao vivo deve estar acessível em vários tipos de tela, apesar de opções sob demanda, para permitir que pessoas em diferentes ambientes de trabalho e fusos horários assistam quando estiverem disponíveis.

Para acomodar esse intervalo, o Gartner sugere que as organizações maximizem a distribuição para o maior número possível de plataformas. As opções incluem desktops, telas móveis, telas de salas de conferências e placas de sinalização digital em áreas comuns ou salas de descanso, entre outros. Inclua também transcrições de áudio para garantir o acesso.

“O ambiente” também inclui os ambientes digitais em que os funcionários procuram o conteúdo da empresa. As organizações podem enviar conteúdo de vídeo sob demanda para as estações de trabalho ou publicá-lo no site da empresa. Outras opções incluem postar o vídeo em um aplicativo de mensagens, nas mídias sociais ou nos aplicativos de fluxo de trabalho.

Adquira soluções de talento e tecnologia para reuniões virtuais

Eventos de vídeo ao vivo de qualidade exigem as pessoas e a tecnologia certas para serem executadas.

Eventos simples podem precisar apenas de um líder na câmera que forneça conteúdo, enquanto eventos mais longos, com mais segmentos, podem exigir um moderador para equilibrar contribuições, gerenciar tempo e garantir que perguntas e comentários sejam reconhecidos.

As equipes fora da câmera também propiciam perguntas, resolvem problemas técnicos fora da tela e fornecem “serviço” ao público para garantir que o evento ocorra sem problemas.

No lado da tecnologia, existem duas opções que as empresas usam com mais frequência para capturar e entregar vídeo para reuniões, segundo a organização: software de reunião, que permite que os usuários participem e assistam a uma apresentação ao vivo; e plataformas de gerenciamento de conteúdo de vídeo corporativo, que suportam entrega ao vivo e sob demanda para públicos internos e externos.

As empresas também podem postar vídeos não confidenciais em plataformas de compartilhamento como YouTube ou Vimeo, ou trabalhar com uma empresa de transmissão na web quando o objetivo é oferecer uma experiência ao consumidor.

A solução certa pode ser a mais simples. “No meio de uma crise ou outro período em que as pessoas realmente precisam ouvir os líderes, não é o momento ideal para descobrir uma nova solução tecnológica”, diz Preset.

Se você usar uma solução de reunião para pequenas reuniões, verifique se também pode fazer em larga escala. Se você usa uma plataforma para vídeos de treinamento e marketing, veja se é possível fazer vídeos ao vivo e sob demanda. Se você já trabalha com um fornecedor de comunicações unificadas, provedor de serviços ou integrador de sistemas, eles podem ter opções para ajudá-lo a se comunicar em escala.