Dez sinais indicam a hora de trocar seu ERP

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Como bem sabemos, a única certeza nesta vida é que tudo muda. O tempo todo. Com os sistemas de gerenciamento não poderia ser diferente. Se considerarmos, por exemplo, a indústria, a globalização vem afetando a todos e forçando o setor a transformar-se, já que a competição é cada vez mais feroz com empresas de todo o mundo.

A excelência nas operações é um requisito indispensável para esta competição em mercados globais. De acordo com pesquisa realizada pela IDC Manufacturing Insights, as empresas de manufatura afirmam que suas organizações são cada vez mais complexas quando comparadas às de cinco anos atrás.

Neste estudo é citado a tecnologia como ferramenta vital para diminuir tal complexidade e trazer cada vez mais excelência operacional nas atividades, mas muitas falhas aparecem, se considerarmos que muitas empresas ainda não adaptaram seus ERPs, utilizando sistemas muito antigos.

De acordo com a pesquisa do ICD, 62,3% dos sistemas ERPs da Europa ocidental têm pelo menos cinco anos, 18,7% têm de 10 a 15 anos, e cerca de 7% têm mais de 15 anos. Considerando que a vida úttil de um ERP é entre cinco e sete anos, não se surpreende acerca das falhas em alguns deles.

Mesmo há cinco anos, sem falar 15 anos atrás, os sistemas são implementados para suportar uma variedade de funções e processos revolucionários, nunca adotados antes. Novas prioridades surgem, desafiando o sistema existente e faz com que as empresas se perguntem ?até quando conseguirei manter este sistema ativo??.

Considerando que o recorde de custos operacionais é uma das prioridades estratégicas para os próximos anos, o primeiro passo para responder a esta pergunta é focar em como poderia ser configurado um sistema ERP para aperfeiçoar ao máximo suas funções. Entretanto, como legado, sistemas antigos se movem em sentido de tornarem-se obsoletos, por não contarem com as facilidades da flexibilidade para adaptarem-se, quando na verdade seria o momento de substituí-lo.

Qual é a hora certa para trocar seu ERP?

1. Você está fazendo as perguntas certas? Quando você olha para o futuro, provavelmente se pergunta: ?como posso arcar com a substituição do meu sistema ERP??. Esta pergunta só pode ser respondida completamente se considerarmos também outra questão: ?Por quanto tempo eu posso arcar com as despesas de NÂO substituir meu ERP existente??
2. Você se reconhece como a mesma empresa? Provavelmente em aproximadamente dez anos a empresa tinha apenas uma fábrica. Entretanto, por razão de uma série de aquisições, por exemplo, a companhia pode operar agora globalmente por meio  de um número muito superior de fábricas, para ampliar e/ou variar a produção dos produtos. Se uma mudança similar a esta aconteceu neste período, está claro que o sistema utilizado inicialmente está sendo forçado além dos limites para os quais foi desenvolvido anos atrás.
3. O sistema está tão customizado que restringe a excelência operacional? Um sistema antigo normalmente não permite adicionar complementos novos, as alterações de engenharia, compras, programação de produção, rastreabilidade, e todos os itens para uma boa rentabilidade.
4. O tempo de parada está subindo? Os sistemas altamente customizados, que não podem ser sustentados causam aumento de interrupção na produção da companhia, causando perda de produtividade.
5. Você está tentando encaixar um quadrado em um círculo? Se você se pega adaptando processos de negócio para se encaixar nos modelos do seu ERP, ao invés de fazer o contrário, está na hora de atualizar seu software.
6. Você sempre consegue atrelar as necessidades do cliente às solicitações dos fornecedores? Se seu sistema de ERP te deixa na mão quando há necessidade de dividir informações e colaboração, é improvável que seja sustentável em uma época em que, segundo a pesquisa do IDC, a satisfação do cliente é a prioridade número um.
7. Você e seu sistema falam a mesma língua? Se seus diversos sistemas vigentes não se comunicam entre si, e demandam uma intervenção manual para integrar informações, esta é uma ação desnecessária, arriscada e com grande chance de dar errado, atacando a rentabilidade da empresa.
8. Organiza-se dependendo de planilhas? Se você ainda usa planilhas, pode ser a hora de considerar um sistema para diminuir o tempo utilizado para a produção de relatórios, liberando recursos para focar na tomada de decisões estratégicas.
9. Pode gerenciar suas propostas e projetos de uma forma rentável? A gestão de projetos e licitações citada na pesquisa como uma iniciativa prioritária para os próximos dois anos, porém as respostas verificaram que os atuais sistemas de ERP não atingiram o nível das necessidades desta área. Se você tem este problema e seu ERP não fornece opção de adequação e melhorias na gestão de propostas e projetos, então é a hora de trocar de sistema.
10. Você entra em pânico quando alguém comenta algo sobre alterações na legislação? Em uma época em que as regulamentações reinam, é evidente que os ERPs precisam estar equipados com flexibilidade suficiente para se adaptarem às novas normas. Se a idéia de implementar uma mudança destas te faz perder uma noite de sono, então é a hora de pensar em mudança.

*Celso Tomé Rosa é vice-presidente na Infor Brasil

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