Com ERP e organização de sistemas, Copespuma melhora controle das operações

Desde sua fundação, há 22 anos, a Copespuma – indústria de colchões, travesseiros e produtos hospitalares de espuma – vem crescendo no mercado brasileiro. Com aumento dos negócios, veio a necessidade de atualização e implantação de um sistema de gestão robusto, capaz de atender à nova demanda de crescimento, além de atualização no sistema de gerenciamento dos processos da companhia.

Até então, a Copespuma usava para o dia a dia o sistema Empresário, voltado para gestão de microempresas, da Promisys. O novo momento, entretanto, demandava algo mais robusto e que propiciasse melhoria de controles internos. ?O sistema Empresário continha apenas funções básicas, era, essencialmente, módulo financeiro, controle de estoque e algumas funções de relatório. Com o crescimento, passamos a ter problemas, principalmente, no gerenciamento de estoque e lançamento de relatório?, lembrou Maurício Barreto, gerente administrativo da Copespuma.

O maior problema da companhia e, principal motivo pela busca de solução, estava na organização do banco de dados da companhia. As informações de estoque estavam desorganizadas e os cadastros aumentavam diariamente, inchando o sistema. Segundo Barreto, a companhia chegou a ter cinco mil cadastros apenas com pedidos de colchões com medidas especiais, causando problemas no banco de dados e pouco controle das operações. Diante deste cenário, a Copespuma adotou o ERP Easyness, também da Promisys. ?Com a solução conseguimos reduzir os cadastros para 1,5 mil, incluindo as medidas em um único código, promovendo lógica e controle do sistema?, explicou.

Para a adoção da solução foi preciso customizar a ferramenta para atender as necessidades da companhia, incluindo sistemas de relatório, controle de entrada e saída de mercadoria, sistema financeiro, entre outros.

Um dos maiores desafios, entretanto, segundo Barreto, foi organizar as informações de cadastro de mais de dois mil clientes antes fazer a migração para o novo ERP. ?Toda a organização levou quatro meses, mas depois de tudo organizado, a migração foi simples e levou apenas um dia. Tudo isso só foi possível graças à colaboração dos funcionários na adoção da ferramenta e à orientação precisa do consultor da Promisys, que nos guiou em todo o momento?, comentou.

A implantação feita em setembro de 2009, teve investimento de R$ 40 mil reais e culminou com mudança de cultura da companhia, sendo utilizada por quinze pessoas nos setores de telemarketing, financeiro, fiscal, produção e logística. ?Hoje, conseguimos maior agilidade nas informações, organização de procedimento, controle das atividades e aumento de produtividade?, revelou.

O investimento em tecnologia não para por aí, a companhia ainda busca otimizar os processos implantando outro sistema da própria Promisys, que será integrado ao Easyness para incluir pedidos online. ?Com isso, buscamos mais rapidez, evitando erros e burocracias?, concluiu Barreto.