Como trabalhar em equipe de forma eficiente apesar de diferentes fusos horários

Com o ensino do idioma inglês e o auxílio da tecnologia, não é incomum que muitas equipes sejam formadas por pessoas que vivem em diferentes países e, por consequências, tenham horários de trabalhos em diferentes fusos horários. 

E como é possível um bom relacionamento entre as equipes sendo que a integração só ocorre via on-line e em horários diferentes?  Spencer McCullough, que trabalha na Zapier, companhia famosa pelo fato de todos os 250 funcionários trabalharem remotamente em mais de 23 países, explicou à Fast Company como as pessoas se organizam internamente para executar projetos: 

Faça perguntas completas

A distância física e a mudança de horários dificultas ações como tirar dúvidas ou obter informações de algum projeto que o colega tenha participado anteriormente, já que a troca de mensagens (algo natural em uma conversa) acontece de forma mais espaçada. 

Por isso é importante que, ao fazer uma pergunta, não pense que a pessoa está “em sintonia” com o assunto que você está abordado. Ofereça contexto — se possível, inclua links relacionados — para que a pessoa consiga obter a mesma fonte de dados que a sua. 

E, dentro da sua pergunta, relate exatamente qual tipo de dado ou contexto você precisa da outra pessoa, para que você consiga a informação que precisa.  

Compartilhe a informação com todos

A melhor forma para garantir que as informações circulem livremente entre todos da equipe é trabalhar com plataformas capazes de facilitar o fluxo de informações. 

“A solução: transparência por padrão. Esse é um dos nossos principais valores na Zapier, etrabalhar em público é a melhor maneira de fazer isso. Pense nisso como dando às pessoas a oportunidade de optar por não receber muitas informações, em vez de precisar pedir acesso a mais”, explica McCullough. 

Faça uso de ferramentas como Slack, Teams, Google Drive ou Office365 para permitir que todos do grupo fiquem a par de todos as conversas e documentos produzidos pela equipe e que as dúvidas e respostas estejam acessíveis para os demais. 

“Se você tiver uma vídeo chamada, grave-a e compartilhe-a com pessoas que não puderam fazer”, sugere o executivo. “Dessa forma, quem perdeu a reunião devido a problemas de fuso horário ainda pode permanecer no circuito e contribuir.” 

Incentive a troca de ideias

É muito difícil adquirir familiaridade quando as pessoas não se encontram todos os dias para trabalhar. Por isso, é importante incentivar que o time troque experiências em assuntos que as pessoas tenham interesse, sejam assuntos relacionados ao trabalho ou hobbies que os colaboradores tenham em comum. 

Esse espaço pode ser uma plataforma de redes sociais corporativas, um blog interno ou mesmo videoconferências. O importante é deixar um espaço para descompressão. 

Fomente a proatividade

McCullough explica que a Zapier adota a seguinte regra: se alguém tem 80% de certeza de que determinada atitude é a melhor para uma situação, essa pessoa tem autorização para agir da forma que acredita correta e, logo em seguida, comunicar aos superiores o que foi feito e se há algum ajuste ou mudança a ser feito. 

Por isso, de acordo com o executivo, a empresa incentiva um ambiente de troca livre de informações e compartilhamento de conhecimento: para que a distância, que até hoje é vista como um trunfo da empresa, não se torne um impeditivo para o crescimento da companhia.