Como saber se seu projeto está fadado ao fracasso

Falhas de projeto são dispendiosas. Embora o Project Management Institute (PMI) tenha anunciado uma queda de 20% nas taxas de insucesso em projetos em 2017, em relação ao ano anterior, a quantidade de dinheiro perdido em iniciativas fracassadas ainda surpreende: média de US$ 97 milhões por cada bilhão investido.

Existem muitas razões para os fracassos. Mas prestar atenção e abordar estes cinco sinais de alerta podem ajudar a redirecionar os trabalhos para o caminho certo, com menos conflitos e preocupações.

Evitá-los pode diminuir o risco de falha. Confira:

1. Cultura resistente a mudanças

Um dos primeiros (e maiores) sinais de alerta de que um projeto pode ser mal sucedido é uma cultura interna resistente à mudança. Os projetos trazem melhorias nos fluxos de trabalho e novas práticas operacionais, muitas vezes com um uso crescente de tecnologia.

Mas essas mudanças podem gerar receios, porque os funcionários assumem que o resultado final significará perdas de emprego. Ou então um grande transtorno individual.

Os funcionários resistentes à mudança muitas vezes são relutantes em compartilhar informações e manifestam atitudes negativas em relação ao projeto. A atitude incide até nos benefícios da iniciativa, seja por meio da comunicação direta ou linguagem corporal e expressões faciais.

Muitos projetos foram sabotados internamente desde o início como resultado desses receios. Então, como agir quando identificar uma cultura resistente à mudança?

Aliviar os temores individuais e coletivos de modo a favorecer uma cultura de acolhimento da mudança é a chave. Deve haver uma comunicação frequente e clara sobre o propósito de cada projeto e o seu impacto nos empregos.

Isso é crítico para acalmar os funcionários de modo a não serem resistentes ou pouco cooperativos.

2. Falta de “patrocinadores” presentes

Outro dos principais motivos pelos quais os projetos falham é a falta de apoio por parte dos executivos.

O papel dos “patrocinadores” do projeto é ajudar a defendê-lo, auxiliar na obtenção de financiamento, resolver conflitos e oferecer suporte aos gestores de projeto, programas e portfólio. Os gestores de projeto contam com esses executivos para o apoio quotidiano, para obter conselhos de liderança e para demonstrar aos funcionários e outras partes interessadas que o projeto é apoiado por executivos da empresa.

Se os “patrocinadores” do projeto estão frequentemente ausentes ou parecem não se preocupar com o projeto, haverá muita dificuldade para evoluir. A falta da percepção desse apoio pode dificultar a tarefa de convencimento de outras partes interessadas e a adesão de membros-chave da equipe.

Os gestores de projeto precisam trabalhar com “patrocinadores” para manter uma continuidade visível em termos de suporte para o projeto, do início até a sua conclusão.

3. Haver mais questões em aberto do que respostas

Um propósito ambíguo leva a mais perguntas do que respostas e, eventualmente, a metas irreais. No início, é fundamental esclarecer o objetivo exato do projeto e o maior número possível de detalhes-chave para uma esquematização posterior.

Dar continuidade a um projeto sem ter uma compreensão clara sobre a sua necessidade ou os seus objetivos tornará o sucesso praticamente impossível. Essa ambiguidade pode causar uma confusão significativa às partes interessadas e aos membros da equipe.

Coloca-se em risco tarefas vitais, perspectivas e tempos de entrega. O primeiro vislumbre de confusão é um alerta precoce de que algo está errado. Antes que uma situação de desmonte se torne mais generalizada, os gestores de projeto precisam aplicar travas de modo a balizar o rumo certo.

4. Desconexão e desinteresse entre membros das equipes

À medida que as equipes do projeto são montadas, é vital garantir que todos os seus integrantes estejam empenhados totalmente no projeto, no papel que têm a desempenhar nele, e cientes de que são plenamente responsáveis ​​pelos impactos positivos e negativos que podem gerar. Se os membros da equipe não reconhecem o seu papel, a situação pode criar um hiato nos níveis de participação que, se suficientemente grande, colocará o projeto em risco. A força da equipe depende da contribuição e do desempenho de cada membro.

Caso algum membro da equipe se torne menos conectado ou interessado, isso geralmente se reflecte no projeto. E se não for detectado e corrigido a tempo, acabará por afetar as atitudes e contribuições de outros membros da equipe. Nesse caso, a probabilidade de uma falha global aumenta.

Muitas vezes, as razões pelas quais os indivíduos se desconectam ou se desinteressam estão relacionadas a agendas sobrecarregadas e conflitos internos.

É importante que os gestores de projeto identifiquem e abordem os problemas imediatamente, antes que se transformem em questões complexas maiores.

5. Falta de confiança no gestor do projeto

Se as partes interessadas, as equipes de projeto, os fornecedores e outros executivos não confiarem em um gestor de projeto, isso pode ser uma grande causa de preocupação.

Os motivos para a desconfiança podem ser muitos. Alguns podem justificados, outros pouco fundamentados. Mas o resultado permanece o mesmo e pode fazer descarrilar um projeto logo no início.

Os sinais de alerta precoce por vezes incluem a falta de resposta desses atores às comunicações do gestor do projeto. A falta de vontade para colaborar, sinais não verbais que indicam desrespeito, o desafio constante à autoridade do gestor, o desinteresse em participar… Todos são indicadores preocupantes.

Os “patrocinadores” e os gestores de projeto precisam trabalhar em conjunto para identificar questões de interesse e ganhar a confiança de todas as partes logo no início do projeto, ou arriscam-se a perder o controle.