Muito se fala sobre gestão de projetos atualmente e como utilizar-se de metodologias diversas, porém nem sempre ter uma metodologia definida e ferramentas para gestão são suficientes para obter os resultados esperados. Em muitos cenários, os gerentes de projetos necessitam de organização no dia a dia que, muitas vezes, perdem-se, devido ao volume de projetos e atividades. E, principalmente, que o processo de comunicação flua de forma abrangente, não apenas nos moldes formais/tradicionais.
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Sempre em busca de conhecimento, nunca encontrei na internet artigos sobre experiências reais que pudessem acrescentar algo aos resultados diários no curto prazo, apenas dicas gerais baseadas em livros e metodologias, o que não ajuda muito para quem já tem experiência metodológica e vivência e está à procura de algo mais. A partir dessa constatação, decidi escrever esse texto compartilhando dicas que acredito que podem ajudar a melhorar nossas habilidades de gerenciamento de projeto na vida real.
Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que os objetivos propostos sejam atingidos. Nos mais diversos setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pelas empresas. Isso posto, vamos às dicas:
Ao chegar ao trabalho, procuro meus colegas para um café e uma conversa informal a fim de conhecê-los melhor e trocar experiências, tanto profissional quanto pessoal, assim já me atualizo sobre o dia anterior.
Na sequência, com minhas anotações de prioridades e atividades da véspera, procuro resolvê-las nas duas primeiras horas, o que torna o dia mais produtivo.
Organizo minhas atividades focando nos prazos x atividades do projeto a fim de atualizar os cronogramas, ainda pela manhã, com a seguinte sequência:
1) Contato os gerentes de contas da área comercial quanto ao status dos projetos e questões financeiras/contratuais e andamento dos projetos focando nos prazos de entrega.
2) Contato os analistas de projetos envolvidos em atividades que ocorreram durante a noite/madrugada para saber se está tudo certo (caso não tenha recebido status dos mesmos por e-mail e/ou mensagem). Também converso com os analistas que estão com trabalhos planejados durante o dia para verificar se está tudo ok e orientá-los e até me envolvo para ajudar a resolver algum problema, se houver necessidade.
3) Leio e respondo todos os e-mails de acordo com a urgência e, dependendo do caso, ligo ou convoco reunião para resolver a pendência de forma breve. Feito isso, prossigo com as atividades que requerem criação e/ou atualização de documento como: levantamentos, elaboração e entrega dos documentos de TI (políticas e procedimentos) com evidências para futuros processos de auditoria, revisão de orçamentos, análise dos riscos e revisão dos prazos.
4) Final de expediente: faço uma análise do cronograma do dia e do que ficou pendente e precisa ser tratado com urgência; faço anotações para no dia seguinte serem tratadas na primeira hora ou mesmo imediatamente.
A parte mais difícil é negociar e tratar prazos com fornecedores externos para elaborar um cronograma que atenda o prazo do projeto. A parte mais agradável é o trabalho com as pessoas, relacionamento aberto com os colegas, respeito e colaboração, contatos externos que também trazem grande troca de experiências.
Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação. Com esse intuito, o Guia PMBOK® deve:
• Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
• Agilizar as tomadas de decisão, disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
• Garantir o alinhamento entre as pessoas, oferecendo uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.
É necessário ter foco, qualidade, usar metodologias, ferramentas e processos, ser flexível e manter pessoas motivadas.
Essa é a chave para que o projeto siga em frente e tenha bons resultados, ou seja, tudo se resumo há uma boa estratégia de comunicação com todos os envolvidos.
*Elisangela Sousa é gerente de Projetos de TI da Agility Networks