Como fluxos de trabalho ineficientes podem impactar sua empresa?

As empresas sabem que fluxos ineficientes afetam diretamente a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, a competitividade. Entretanto, o termo significa coisas diferentes para áreas diferentes.

O cenário

Para ilustrar, vejamos como funciona o processamento de faturas de uma pequena empresa, que chamaremos de “Sons Furniture, LLC”. Essa empresa conta com uma equipe em três localidades, vende muitos móveis e todo o processo de contas a pagar é manual. A papelada é terrivelmente lenta e tediosa. O pessoal que cuida das finanças da empresa passa a maior parte do dia lidando com esses processos por não contar com uma solução adequada para tratar desses documentos, o que gera uma perda de tempo que, se evitada, ajudaria os funcionários a se concentrarem em melhorar a estratégia comercial e os resultados da empresa.

O processo

E isso não é só na “Sons Furniture, LLC”. Em muitas empresas, os processos financeiros atuais são geridos nos departamentos administrativos, o que significa que todos os documentos relacionados a faturas, recibos de entrega, etc. são administrados em um só lugar. Esse processo tem se modernizado um pouco nos últimos anos, porém continua sendo trabalhoso.

Isso não só toma tempo de todas as pessoas envolvidas desnecessariamente, como também aumenta o potencial de erro humano e o risco de segurança. Se o funcionário comete um erro ou preenche uma seção incorreta, o processo deve ser refeito desde o início (supondo que o erro seja detectado). Se o funcionário deixa uma cópia em papel na bandeja da impressora ou envia um e-mail para a pessoa errada, as informações confidenciais da empresa ou do remetente podem ficar expostas.

Como o processo deveria funcionar

Com uma solução de contas a pagar, todas as empresas poderiam eliminar muitas etapas desnecessárias neste processo. Fácil assim, sem inserção manual, sem digitalização, sem impressão e sem re digitalização. Basta digitalizar a fatura e pressionar um botão. O sistema é inteligente o suficiente para identificar e extrair todas as informações relevantes, como nomes, números de PO (Purchase Order, em inglês), datas e valores. A partir daí, está tudo pronto para processamento, o que pode ser feito em poucos cliques.

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Este é um exemplo do que significa a otimização do fluxo de trabalho em termos concretos: pegar um determinado processo e torná-lo mais eficiente, ou mesmo automatizá-lo. A eficiência também não é o único fator a ser considerado. Ninguém gosta de sentir que está desperdiçando tempo ou talento. Reduzir esse tipo de tarefa manual pode causar um impacto positivo na moral e liberar os funcionários para se concentrar em outras atividades empresariais de valor.

Além disso, um tempo prolongado de processamento de faturas traz como consequências perda de descontos para pagamentos à vista, realização de pagamentos com atraso, cobrança de juros e aborrecimento para seus fornecedores, evitando que você possa negociar melhores termos e condições de entrega e preços.

*Tak Naito é gerente sênior de Produto e Inteligência de Marketing da Ricoh América Latina