Como estabelecer um capacity planning na gestão de serviços em campo

O capacity planning é o processo que define a infraestrutura e os recursos necessários para uma empresa responder adequadamente a novas demandas, que podem ser desde o desenvolvimento de novos produtos, ampliação de uma unidade de negócio até a execução de tarefas em campo.

Portanto, o conceito de capacity planning busca definir quantos projetos a empresa ou a equipe em campo pode executar paralelamente ou em períodos próximos, criando assim, um cronograma mais inteligente, preciso e factível. Neste sentido, trata-se de uma metodologia essencial para a previsão de demanda, priorização de tarefas, gestão estratégica de pessoas e equipes em campo e controle do forecast.

Principais aspectos do capacity planning

O capacity planning ou planejamento de capacidades deve avaliar diversos elementos, como administração do tempo, redução de custos e performance diferenciada das equipes. Por isso, é fundamental considerar questões como a otimização do capital humano, financeiro e tecnológico disponíveis; critérios para a priorização de tarefas; alocação eficiente dos recursos; estratégia de contingência, para casos que envolvam atrasos ou imprevistos; e dimensionamento das tarefas simultâneas a serem executadas, sem risco aos prazos e a excelência das entregas.

A implantação das práticas de capacity planning em gerenciamento de atividades em campo possui um impacto bastante positivo em aspectos relacionados à gestão, em especial, no tempo, custo e qualidade da execução e finalização das tarefas. Estas práticas reforçam ainda o desempenho da empresa, da equipe e dos gerentes, aumentando consideravelmente os índices de produtividade corporativa.

O planejamento contra a ineficiência da gestão

É preciso lembrar que a diferença entre a capacidade de atendimento de uma empresa e as demandas de seus clientes, internos ou externos, demonstra a ineficiência dos processos e principalmente da gestão. Sem organização e um planejamento adequado, os recursos humanos são subutilizados, os compromissos não são cumpridos e a insatisfação toma conta dos clientes, impactando diretamente na imagem e na reputação da companhia no mercado, além de aumentar os custos e diminuir a rentabilidade no negócio.

Os benefícios trazidos pelo capacity planning

O capacity planning deve ser encarado como um grande aliado dos gestores que buscam uma administração mais estratégica e eficiente orientada a resultados. Com essa prática, é possível encontrar o equilíbrio entre investimentos e recursos, propiciando condições para o crescimento do negócio de maneira sustentável. Atualmente, o universo corporativo tem traduzido seu capital em tarefas ou projetos executados, por isso, a importância de priorizá-los e gerenciá-los com transparência e eficiência.

Com esse planejamento torna-se mais fácil eliminar as principais causas da gestão de campo falha e malsucedida como, por exemplo, falta de critérios estratégicos na priorização de tarefas; escolha equivocada por tarefas de baixo valor; perda de foco que pode atrapalhar a decisão sobre o abandono ou continuação de uma tarefa; acúmulo de demandas; definições com base em preferências ou opiniões pessoais; falhas na gestão estratégica de pessoas e no gerenciamento de equipes em campo; desatenção ao forecast e previsão de demanda futura; despesas adicionais associadas a múltiplas visitas para resolução da mesma tarefa; e a falta de informações técnicas para fomentar os julgamentos e as ações.

Abordando estas causas é possível adotar uma gestão mais assertiva, evitando sobrecargas desnecessárias, estresse e conflitos internos. Por meio de soluções de gestão da força de trabalho e serviços em campo é possível otimizar os cronogramas de trabalho e tarefas automaticamente, considerando o planejamento estratégico da empresa, departamento ou equipe. Organização e planejamento serão sempre políticas essenciais para um ambiente de trabalho produtivo, capazes de manter as equipes mais motivadas e engajadas aos objetivos da empresa.

*Alexsandro Labbate é gerente sênior de marketing da ClickSoftware para as Américas.