Colégio Notre Dame centraliza fluxo de informações com soluções integradas ao ERP

O Colégio Notre Dame, situado em Campinas implementou o
Fluig, adotou apostou em uma plataforma de BPM e ECM para gerenciar o controle
de atividades e organizar informações. Utilizada desde abril deste ano, a
plataforma já conta com mais de 50 usuários e será disponibilizada para
professores em 2015.  

O colégio também planeja, no próximo ano, estender os
recursos para outras filiais do grupo. Usuário do ERP da TOTVS desde 1998, o
Notre Dame optou pelas soluções fornecidas pela provedora para a gestão de
processos e documentos, o Card Fluig BPM (Business Process Management) e o Card
Fluig ECM (Enterprise Content Management). Além disso, a plataforma foi
habilitada para uso nos celulares dos funcionários.

Por meio do recurso de workflow, os funcionários conseguem
realizar inúmeras solicitações, como compras ou reembolsos, o que era realizado
anteriormente com base em eletrônicas preenchidas por cada departamento e
enviadas à área responsável. A centralização das informações também facilitou o
levantamento de uma nota fiscal antiga ou até mesmo a garantia de um produto
específico.

Segundo o gerente de TI do Colégio Notre Dame, André de
Almeida Guesse, a principal vantagem da plataforma está na possibilidade de
acompanhar as solicitações do início ao fim, sendo possível visualizar,
inclusive, em qual etapa do processo a requisição está parada.

“O acesso à plataforma por meio do celular permite aos
gestores dar continuidade ao processo a qualquer hora e de qualquer lugar,
conferindo uma agilidade inimaginável até então”, destaca o executivo.

A instituição também implementou o recurso de gestão de
documentos da plataforma, o que possibilita o agrupamento de arquivos
armazenados no Fluig por área e a restrição do acesso às informações. O
recurso, juntamente com as funcionalidades de gerenciamento de conteúdo
oferecidos pela ferramenta de ECM, permitiram impulsionar colaboração entre os
funcionários.

Outro recurso adotado pelo Colégio Notre Dame é o social,
usado por todos os funcionários da empresa inseridos na plataforma. O recurso
de comunidades e o chat da plataforma estabeleceram uma interação entre os
funcionários, algo que não era possível quando a ferramenta de comunicação era
a intranet, pois esta permitia apenas a divulgação de comunicados da empresa.  

Dessa forma, hoje há interação entre todos os funcionários,
o que confere fluidez às informações da instituição. Por meio das comunidades,
por exemplo, a bibliotecária avisa os livros novos que chegaram à escola e o
departamento de comunicação divulga eventos e acontecimentos do colégio.