CIOs ainda hesitam em migrar o e-mail para a nuvem

O serviço de e-mail está entre os recursos mais fáceis de serem movidos para a nuvem. Mesmo assim, muitos CIOs hesitam em fazer a migração, revela estudo da Dimensional Research, patrocinada pela Dell Software. O levantamento, batizado de “The State of Corporate E-mail”, consultou 202 profissionais de TI de companhias com mais de mil funcionários, com o intuito de entender as principais tendências em relação ao uso do e-mail corporativo. Os resultados mostram que o e-mail
continua a ser uma ferramenta de operações críticas de negócios para
organizações, mas a necessidade de maior
funcionalidade está impulsionando as migrações e-mail corporativo
para a nuvem

De acordo com o estudo, apenas 14% das empresas já hospedam o e-mail totalmente na nuvem – das quais 5% com operações de IaaS (infraestrutura como serviço) e 9% de SaaS (software como serviço) –, enquanto outros 42% delas adotam um modelo híbrido, com o uso de cloud computing e redes locais (on premisse).

Entre as empresas que ainda não adotaram o e-mail em cloud computing (44%), a maioria delas (82%) afirma que não realizou a migração porque ainda está avaliando as melhores soluções para suas necessidades. Mas praticamente metade (51%) estuda a migração para a nuvem e 43% já estão avaliando opções de nuvem.

“Esse estudo confirma a percepção da Dell de que o sucesso da migração do e-mail para cloud computing depende de soluções que tornem o processo mais simples e seguro, minimizando o risco de perdas e garantindo que haja o menor impacto possível para os usuários”, afirma Túlio Werneck, Diretor de Marketing da Dell Software para a América Latina.

O estudo mostra ainda que 81% dos entrevistados classificam o e-mail como a ferramenta mais importante para comunicação dos funcionários e 71% descrevem o e-mail como uma solução de missão crítica para as operações.

Portanto, um extenso planejamento de pré-migração é essencial. As
práticas abaixo ajudarão a garantir que as operações sejam
mantidas e o impacto na organização durante a migração seja o mínimo possível.

Para começar, desenhe um panorama consistente acerca do funcionamento dos e-mails em sua empresa. Para isso, siga os seguintes passos:

– Realize um levantamento completo das necessidades dos usuários. Isso inclui obter informações sobre o espaço em disco necessário aos usuários, as diferenças de configurações de e-mail entre grupos de usuários e os tipos de mensagens que transitam em cada conta ou grupo de contas.

– Faça um mapeamento das integrações do email a outros serviços. Verifique a comunicação entre o sistema de CRM, sistemas da plataforma de gestão financeira e outros aplicativos comerciais que normalmente têm acesso a contas de e-mail.

– Faça uma comparação de custos. Muitas empresas não sabem o que representam os serviços de e-mail em termos de custos. Uma vez hospedado na nuvem, essa questão de custos costuma ficar ainda menos clara.

– Verifique quais regulamentações legais regem o armazenamento de emails no segmento de atuação da empresa. Possivelmente, sua companhia esteja sujeita às regulamentações por parte das agências competentes. Além dessas condições, é necessário avaliar se a natureza das mensagens permite que sejam expostas na nuvem.

Uma vez terminada essa avaliação, é chegada a hora de preparar-se para a migração. Segue um plano estratégico composto por seis passos recomendados pela Forrester:

1. Arrume a casa

É necessário “arrumar a casa” ao mover os emails de diretórios locais para o ambiente de nuvem. Isso significa, por exemplo, limpar o Active Directory da Microsoft, caso o esteja usando. Um cliente da Forrester, voltado ao segmento financeiro resumiu essa necessidade afirmando que não queria replicar suas mensagens próprias para um provedor.

2. Otimize a largura de banda

Assim que os emails forem movidos para um host na nuvem, o consumo de internet da empresa deverá aumentar sensivelmente, o que vai levar à contratação de uma conexão mais robusta com a Internet. Os principais provedores de email na nuvem disponibilizam assistência sobre a largura de banda ideal.

Segundo o analista da Forrester, Cristopher Voce, para cada grupo de 100 usuários bastante ativos no Outlook instalado localmente, são necessários 37 KB/s. Já o mesmo grupo de 100 usuários conectados ao servidor de emails Outlook hospedado em nuvem requer mais que o dobro, 85KB/s.

3. Defina o que será movido

Quanto menor o volume de serviços, como agenda e históricos forem movidos para a nuvem, mais rápida se dará a transição. Cabe às empresas avaliar o que, de fato, é necessário ser movido para a nuvem imediatamente. O resto deverá ser transferido para o novo ambiente aos poucos. Mas é necessário transferir tudo.

4. Trace um plano de ação

Existem dois tipos de migração de email para a nuvem. Cada um deles exige uma estratégia diferenciada. Os dois tipos também têm vantagens e pontos passíveis de crítica.

De natureza gradual, a transferência coexistente mantém o funcionamento da estrutura atual enquanto a transferência é realizada. É uma estratégia mais amena e não representa uma grande revolução para usuários menos aptos a digerir mudanças radicais em seu método de trabalho. Mas pode ocasionar problemas entre os usuários que estão operando a partir da nuvem e aqueles que continuam rodando o sistema localmente.

A migração do tipo “cutover”, em que nada ou poucos dados do histórico são transferidos para a nuvem, é a forma mais fácil e mais econômica de realizar a migração para o email na nuvem. E contrapartida às vantagens, esse método deixa boa parte da tarefa de migração a cargo dos colaboradores.

Microsoft e IBM dispõem de ferramentas híbridas para dar conta da migração de emails locais para estruturas em nuvem.

5. Use a imaginação

Algumas empresas deveriam explorar as possibilidades de uma migração dividida em duas fases. Primeiramente, poderiam copiar os headers dos emails armazenados nos históricos e movê-los para a nuvem, enquanto mantém os funcionários presos ao sistema local. Depois de estarem seguras de que os e-mails foram copiados para o servidor remoto, podem começar a mover as caixas de entrada para as contas na nuvem.

“É claro que essa tática representa mais em termos de custos, mas ela une o melhor dos dois mundos”, define Cristopher Voce. O analista ressalta que a cultura da empresa e o nível de conhecimento técnico da TI serão responsáveis pela definição de qual estratégia adotar.

6. Tenha sempre um plano “B”

É crucial definir a que ponto é necessário abandonar a operação de migração para a nuvem. “Se algo der errado durante o processo de migração, é necessário saber quais são as condições que constam no contrato com seu provedor”, adverte Cristopher Voce. “Possivelmente tal plano “B” não seja executado, mas é melhor tê-lo pronto na gaveta, a ter de planejar uma saída a toque de caixa”.