Conforme as companhias crescem e as suas receitas melhoram, as equipes de gestão buscam investir em tecnologias que possam otimizar a operação, a produtividade dos funcionários e o conhecimento de mercado.
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Implementar novos ou atualizados sistemas empresariais, infraestruturas de nuvem ou ferramentas de big data estão entre alguns dos projetos mais cogitados atualmente. E caso sua companhia não tenha realizado nenhum grande projeto de TI recentemente, como esses, os benefícios trazidos com esse investimento podem ser significativos, mas os riscos são maiores do que em projetos tradicionais.
Confira abaixo alguns dos erros mais comuns que devem ser evitados, elevando as chances do de executar o investimento da melhor maneira.
Falhas no projeto e em cálculos financeiros
As pessoas gastam muito tempo criando cases de negócios detalhados e cálculos financeiros associados que parecem estar corretos mas que, no final, não fornecem premissas consistentes. Garanta que essas premissas estejam claras e sejam baseadas em fatores como custo, disponibilidade de recursos, velocidade de implementação e esforço necessários para realização.
Projetos de TI são notoriamente conhecidos por extrapolarem o orçamento, então garanta que ele foi pensando levando em consideração risco e contingência. Uma maneira fazer isso é comparar o projeto com outros semelhantes que tenham sido realizados dentro da companhia ou em empresas do mesmo ramo de atuação. Desta forma, é possível encontrar pontos falhos dentro do orçamento ou tempo de execução estipulados.
Processo de seleção incompleto
Pegar atalhos durante o processo de seleção de produtos foi a sentença de morte para muitos dos investimentos em tecnologia. Coisas simples podem ser a “salvação”, tais como garantir que as requisições dos principais usuários da ferramenta serão atendidas, checar referências e investigar qual infraestrutura será necessária para concluir o projeto.
Frequentemente as companhias fazem investimentos em TI e descobrem, alguns meses depois, que uma requisição chave foi deixada de lado e que será necessário um outro software para atender esta demanda, o que poderia diminuir os benefícios projetados antes do investimento inicial.
Subestimar o impacto da mudança para os usuários
Embora possa fazer sentido no papel em gastar dinheiro para implementar o melhor software para o negócio, como os usuários da companhia vão lidar com esta mudança? Ela irá torná-los mais efetivos e eficientes em curto prazo? E no longo prazo?
Pode levar muito tempo e demandar muito esforço até que um grupo de usuários que utiliza o mesmo sistema por um longo tempo torne-se mais produtivo na utilização de sistemas novos, o que poderia prejudicar a companhia enquanto o funcionário se adapta. Esse problema acontece frequentemente em divisões de grandes companhias que são vendidas ou repassadas para outros proprietários ou investidores.
A nova companhia não tem muito tempo para decidir qual sistema e plataformas irá utilizar a partir do momento da aquisição. Pode parecer atrativo, do ponto de vista financeiro, modificar os sistemas das grandes companhias por algum semelhante que seja menor e tenha um custo inferior, mas na maioria dos casos os usuários acabam sendo mais eficientes para realizar tarefas utilizando um sistema específico. Um novo sistema pode impactar na produtividade de forma que a economia não será o suficiente para valer a pena a troca da ferramenta.
Falta conhecimento sobre a integração da tecnologia
Atualmente, muitas das tecnologias podem se integrar com diferentes plataformas. Mas, se você realizar um investimento de grande porte nesta área, ele poderá causar um impacto significante no custo para mudar tecnologias que possam interagir e trocar dados com o novo sistema.
Em alguns casos, até dependências básicas acabam perdidas, tais como entregar uma parte nova do software e então descobrir que ela não suporta os sistemas operacionais ou as versões do navegador que a maioria dos funcionários utiliza. É essencial que as empresas entendam como a tecnologia que será adquirida funciona e interage com a tecnologia que a companhia já possui.
Problemas de logística
Os custos da manutenção a longo prazo, disponibilidade de trabalho e frequência das atualizações podem impactar no custo geral do investimento.
Diversos vendedores de produtos suportam os custos nos percentuais do preço do mercado, que normalmente são determinados por eles mesmos. O que poderia parecer uma boa alternativa no início, daqui três anos, pode se tornar algo extremamente custoso. Fornecedores podem ser comprados, vendidos ou mudar de proprietário; a equipe de gerenciamento do fornecedor poderá não estar mais lá daqui alguns anos. E você poderá ter novos gestores que queiram cortar drasticamente os custos de manutenção ou mudar o modelo de serviço.
Softwares open source, por exemplo, tendem a ter um baixo custo de atualização, mas a mão de obra necessária para suportar o sistema durante a longo prazo pode ser cara e difícil de encontrar no futuro.
Se a equipe de TI optar por utilizar uma ferramenta open source, será necessário mapear alternativas para curto e longo prazo caso o suporte não esteja disponível ou seja compatível com outros sistemas que surgirão ao longo do período. É vital que os custos futuros de diferentes alternativas sejam estabelecidos conforme a companhia negocia o preço atual.