Automação de processos de contrato gera grandes retornos

Enquanto a maioria das empresas segue utilizando contratos manuais, as que automatizam a forma como conduzem esses processos e se relacionam com clientes, vendedores e colaboradores podem fazer negócios com mais agilidade, menor custo e risco, além de proporcionar uma melhor experiência de consumo. Esse cenário faz parte do The State of Systems of Agreement 2019, estudo divulgado pela Forrester Consulting em parceria com a DocuSign (NASDAQ: DOCU), empresa pioneira e líder em assinatura eletrônica.

O estudo analisa os benefícios das empresas em conectarem e automatizarem seus processos de contratos, ou seja, a maneira como preparam, assinam, executam e gerenciam os documentos que são decisivos para suas transações. Foram entrevistados cerca de 600 líderes de negócios e tecnologia em organizações na América do Norte, Europa, Ásia e América do Sul, entre 250 e 20.000 funcionários, que possuem iniciativas de transformação digital.

De acordo com a pesquisa, 97% das companhias tiveram problemas para concluir e trabalhar com documentos em papel. Entre os principais desafios, estava a incapacidade de indexar e pesquisar o conteúdo deles, gerenciar sua segurança e confidencialidade, obter insights dos dados contidos nos contratos, armazená-los e gerenciá-los de maneira centralizada, bem como garantir sua conformidade normativa. No entanto, o estudo também mostrou que as empresas que começaram a implementar tecnologias para remover a barreira da assinatura física, como por exemplo a assinatura eletrônica, enxergaram melhorias rapidamente.

Segundo o líder de transformação digital de uma empresa de serviços financeiros, “é seis vezes mais rápido entregar um formulário de pedido aos clientes usando nossa experiência digital do que a analógica, já que processamos pedidos três vezes mais rápido em ambiente digital”.

Já o gerente de serviços globais de uma empresa farmacêutica fez a seguinte observação: “Estamos descobrindo que leva cerca de 15 minutos para assinar um contrato de maneira digital, onde costumava levar dias ou semanas. Em termos de redução de custos, cada envelope digital economiza US$ 25 para a nossa empresa, multiplicado por mais de 300.000 envelopes enviados só no ano passado”.

As principais conclusões do estudo da Forrester Consulting incluem:

• Processos de contrato manuais estão impactando negativamente as empresas: no ano passado, 46% dos entrevistados tiveram o início de projetos atrasados, 45% tiveram experiências ruins com os clientes, 42% apresentaram atrasos no reconhecimento de receita e 39% tiveram que arcar com impressão, envio por correio e fax desnecessários.
• Os benefícios dos processos de contrato automatizado se alinham diretamente às prioridades de negócios: a principal prioridade de negócios de 2019 para empresas pesquisadas era melhorar a experiência do cliente, com 74% entendendo-a como “alta” ou “crítica”. Ela é seguida por fortalecer a segurança e conformidade (72%), aumentar a produtividade dos funcionários (69%) e aumentar a agilidade nos negócios (68%). Cada uma delas pode ser atendida diretamente pela automação de processos de contrato.
• Ainda há trabalho a ser feito na digitalização: a maioria das organizações adotou algum grau de automação, mas seus processos ainda envolvem tarefas manuais significativas, que resultam em trabalho extra, erros, custos desnecessários, atrasos na execução e riscos de segurança e conformidade. Apenas 13% das organizações pesquisadas são consideradas “líderes” que alcançaram eficiências significativas em todas as fases do ciclo de vida do contrato.

“Os acordos são fundamentais para os momentos que importam na rotina das pessoas e das empresas – desde abrir uma conta bancária, aceitar uma oferta de emprego, solicitar uma licença de construção, até comprar uma nova casa”, disse Scott Olrich, COO da DocuSign. “Este estudo ilustra as oportunidades para as organizações modernizarem seus sistemas de contratos, permitindo que eles façam negócios mais rapidamente, com menor custo e oferecendo uma melhor experiência de consumo”.

Para saber mais sobre os resultados da automatização de processos em diferentes indústrias e ver as recomendações da Forrester Consulting para embarcar em um caminho para transformar sistemas de contratos digitalmente, faça o download do relatório completo.

*Sobre a DocuSign: a DocuSign ajuda organizações a conectarem e automatizarem a maneira como preparam, assinam, agem e gerenciam acordos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a companhia oferece a solução líder mundial de assinatura eletrônica, permitindo assinar documentos em praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar com conexão e a qualquer momento. Hoje, mais de 500 mil clientes e centenas de milhões de usuários, em mais de 180 países, usam a DocuSign para acelerar os negócios e simplificar a vida das pessoas.