Arezzo&Co usa SAP Concur e moderniza sistema de viagens e reembolsos

A Arezzo&Co – empresa com 3 mil funcionários, com atuação no setor de calçados, bolsas e acessórios femininos no Brasil e dona das marcas Arezzo, Schutz, Anacapri, Alexandre Birman, Fiever e Owme – implementou o SAP Concur Expense para gerenciamento do reembolso de despesas e prestação de contas de adiantamentos recebidos pelos colaboradores da empresa.

A solução, adotada no início deste ano, está disponível, via aplicativo no celular ou plataforma web, para cerca de 650 colaboradores, espalhados por diversas regiões do país, sendo que 130 funcionários, principalmente dos times de vendas, usam a plataforma de forma contínua.

Bianca Valau, gestora global de viagens da empresa, procurou as áreas de TI e de Transformação Digital da empresa para modernizar os processos de reembolso de viagens corporativas para melhorar a experiencia dos viajantes, que vinham demandando por maior agilidade e menos burocracia nos processos de reembolsos.

O principal objetivo era automatizar os processos e diminuir os prazos para recebimentos, que podiam chegar a até 20 dias, sem considerar riscos de extravios das notas fiscais originais, que precisavam ser enviadas pelos colaboradores, via correio, para a sede da empresa no Rio Grande do Sul. Outra demanda era diminuir o tempo da equipe envolvida, com os processos de reembolso, direcionando para outras atividades da área, com maior suporte aos objetivos de negócios da companhia.

O projeto foi apresentado ao CFO da Arezzo&Co pela área de viagens e compras corporativas com o suporte do diretor de TI, Julio Baião, e pelo diretor-executivo Transformação Digital, Mauricio Bastos, como um projeto para trazer agilidade e simplificação dos processos e apontou os ganhos considerando a economia de tempo e o reflexo na produtividade de todos os profissionais envolvidos, desde o colaborador na ponta, até o pagamento pelo departamento financeiro.

Benefícios

A partir da implementação, concluída no início de fevereiro, o tempo de reembolso diminuiu para até cinco dias em média, com forte economia de tempo de todas as áreas e profissionais envolvidos. “O grande benefício da adoção do SAP Concur foi permitir que eliminássemos alguns processos desnecessários, como o gestor ter que validar um reembolso de uma viagem que ele já tinha aprovado e despesas já previstas, como alimentação. Com a plataforma SAP Concur, se a despesa está coberta pela política de viagens da empresa, a aprovação é automática, mediante a apresentação dos comprovantes digitalizados usando o próprio aplicativo”, explica Bianca.

A ferramenta SAP Concur Expense permite a digitalização e leitura dos comprovantes de despesas a partir do aplicativo para celular ou da plataforma web. Outro benefício é que a solução pode ser totalmente parametrizada com a política de viagens da empresa e já sinaliza qualquer incompatibilidade no processo no momento em que o funcionário solicita o reembolso. A empresa também incorporou no SAP Concur Expense o reembolso das 49 lojas próprias do grupo, que contam com uma verba administrativa para despesas de manutenção e gastos extras e que precisam prestar contas mensalmente. A empresa foi pioneira no Brasil na utilização da ferramenta SAP Concur para gerenciamento do fluxo de despesas extras nas lojas próprias.

A gestora também aponta a integração simplificada com os demais sistemas SAP adotados pela Arezzo&Co, incluindo o ERP e sistemas contábeis e também com momento de Transformação Digital pelo qual passa a empresa, como fatores importantes para o sucesso da implementação. “Tivemos um retorno muito positivo dos colaboradores, desde o piloto do projeto, com os funcionários nos procurando para utilizar o sistema, mesmo não integrando o grupo selecionado para participar desta etapa da implementação. Os profissionais envolvidos neste início contribuíram sobre a usabilidade da ferramenta e compartilharam insights positivos sobre a agilidade e simplicidade do novo processo”, completa.