A política zeropaper deve ir muito além de ajudar o meio ambiente

Desde
muito tempo falamos, lemos e ouvimos falar em sustentabilidade, em
escassez de recursos naturais e qualidade ambiental em todo o mundo. E
dentre diversos fatores do tema, um dos que mais nos chama a atenção é
sobre o uso indiscriminado dos impressos nas empresas.

Como sabemos, as
empresas são responsáveis por um alto volume de informações e enorme
geração de relatórios em praticamente todo o mundo. Você consegue
imaginar o consumo de papel e de relatórios que são gerados por cada uma
delas? E por todas elas conjuntamente? Imagine, então, se cada
relatório impresso fosse substituído por um arquivo digital?

Esse artigo
traz alguns benefícios e vantagens para que cada empresa, cada usuário e
cada profissional tenha consciência da real necessidade de se adotar
essa metodologia, batizada de Zeropaper e quais os reais ganhos obtidos na gestão do papel pelo setor empresarial.

O Zeropaper, é sem dúvida, um dos fatores fundamentais na implantações destas boas práticas, que incrementam conceitos modernos de Compliance Corporativo.

Vejamos:

1. Valor
financeiro: pesquisas indicam que entre 6% a 8% do orçamento das
empresas estão ligados diretamente com o uso de impressos, espaço físico
para impressão,tonners e impressoras.

2. Segurança
da Informação: quantos impressos, muitos deles sigilosos, ficam à mercê
de olhos e mãos curiosas para obter informações de seus clientes que
estão sob a responsabilidade de sua empresa?

3. Organização
e qualidade: já experimentou a sensação de entrar ou trabalhar em algum
lugar repleto de papel, muitas vezes de materiais sem importância,
desnecessários, descartáveis e que poderiam perfeitamente ser
substituídos por informações digitais? Basta imaginar como um ambiente
limpo, agradável e com o menor número de papel irá trazer de
organização, qualidade e agilidade no seu dia a dia.

4. Preservação
do meio ambiente – um dos grandes e nobres motivos de se optar pela
impressão digital, pois o papel é oriundo das árvores. O desmatamento
que ocorre em parte para atender exatamente a essas demandas, além de
ser um crime ambiental causa um imensurável prejuízo a todo o
ecossistema natural, na maioria das vezes sem o menor critério ou
política de reposição.

Para
aqueles que desejam adotar medidas a esse respeito, enumeramos sete
passos que podem ser realizados de forma quase que imediata nas
organizações:

1. Elaborar
um diagnóstico do uso do papel em sua empresa, mediante um inventário
especial de impressões em papel e digital, dentro de um certo e
determinado período de tempo, para mensurar, gerir e reduzir o insumo a
zero.

2. Elaborar
um controle de custos operacionais de toda a cadeia de processos
inseridos na circulação dos papéis em sua empresa, desde o espaço físico
para arquivos físicos, funcionários do setor de arquivos, do setor de
expedição e logística, custos com papel, tonner e impressoras.

3. Padronizar
os papéis e os documentos permitidos e proibidos de impressão, bem como
o armazenamento de relatórios em pastas digitais ou em nuvem,
utilizando-se da tecnologia no controle e na mensuração dos papeis
impressos e digitais.

4. Estabelecer
metas gradativas na redução de impressos até chegar a zero, através da
gestão eletrônica de papéis, integrando à cultura da empresa os valores
da sustentabilidade e da responsabilidade social.

5. Implantar
processos educativos permanentes que envolvam todo o corpo de
trabalhadores, desde o chão de fábrica até o presidente da empresa,
compartilhando princípios, metas e objetivos como melhores práticas de
responsabilidade social.

6. Publicar
internamente os resultados obtidos com o registro histórico das
reduções, valorizando a transparência corporativa na avaliação da
evolução dos processos e metas.

7. Reconhecer e premiar os líderes que influenciaram para o sucesso da nova gestão de sustentabilidade da empresa.

Enfim,
muito mais do que um discurso do politicamente correto, a cultura do
ZeroPaper está cada vez mais acessível a todas as empresas,
fundamentalmente pelo desenvolvimento de novas tecnologias que possuem a
capacidade de mudanças de padrões de consumo e educação em escalas
massivas de usuários ao redor do planeta.

E então, mãos à obra?

(*) Wagner Xavier é diretor técnico da Oficina1 e Mayra Motta é  advogada da Motta Contabilidade