5 dicas do GMail para aumentar sua produtividade

Se você usa o GMail no trabalho ou em casa, provavelmente já tem uma boa noção do básico: como enviar e responder mensagens, organizar contatos, criar “pastas” e mais. Mas se você quer dar um passo além e aumentar sua produtividade, siga estas dicas que irão levá-lo ao próximo nível.

Ative as notificações no desktop

Se você está esperando uma mensagem importante, não precisa ficar atualizando constantemente a aba do navegador que mostra sua Inbox. Em vez disso é possível habilitar um “popup” que irá avisá-lo sempre que um novo e-mail ou mensagem de bate-papo chegar. As notificações para o bate-papo são habilitadas automaticamente. Para desabilitá-las, ou habilitar as notificações de e-mail, siga estes passos, que só funcionam no Google Chrome:

Clique no ícone da engrenagem no canto superior direito da janela do GMail e em Configurações. Na aba Geral selecione o comportamento desejado em Notificações na área de trabalho. Você pode ser notificado de qualquer e-mail que chegar, ou apenas daquelas mensagens que o GMail considera importantes. Clique em Salvar alterações no rodapé da página e pronto!

^{Seja notificado sempre que um e-mail chegar}

Anexe múltiplos arquivos rapidamente

Existe um jeito fácil de anexar múltiplos arquivos a uma mensagem sem ter de fazer isso um a um: abra uma janela do Windows Explorer, navegue até a pasta onde estão os arquivos e, segurando a tecla Ctrl, clique em cada um deles. Depois, basta arrastar todo o conjunto para o cabeçalho da mensagem, logo abaixo do campo Assunto. Você deverá ver a mensagem Solte os arquivos aqui. Solte-os e pronto! O Google se encarrega de fazer o upload e anexar todos eles.

Envie uma mensagem automática de férias

Se você vai sair do escritório por alguns dias e sabe que não poderá responder e-mails, ou se vai sair de férias, pode alertar seus contatos com uma resposta automática de férias. Este recurso envia automaticamente a quem lhe escrever uma mensagem definida por você, exceto nos casos de SPAM ou mensagens enviadas a uma lista de discussão da qual você participe. Se o remetente contatá-lo novamente depois de quatro dias, o GMail enviará nova notificação de férias. 

Para ativar este recurso clique no ícone da engrenagem no canto superior direito da janela do GMail e em Configurações. Na aba Geral selecione o item Resposta automática de férias ativada em Resposta automática de férias. Defina a data de início e fim das férias e digite um assunto e o texto de sua mensagem. Marque a opção Enviar resposta apenas às pessoas que estão nos meus Contatos se você não quiser que estranhos saibam que você viajou.

Se você usa o Google Apps, verá também uma opção para responder apenas a remetentes no mesmo domínio que o seu. Se marcar ambas as opções apenas as pessoas que estão em sua lista de contatos e que tem conta de e-mail no mesmo domínio serão notificadas. Clique em Salvar alterações no rodapé da página e pronto!

Quando voltar de férias, clique no link Finalizar agora no topo da janela do GMail para desativar a resposta automática. 

Saiba mais sobre seus contatos

Há um widget do GMail, que fica à direita de suas mensagens, que mostra informação contextual sobre as pessoas com as quais você está interagindo. Basta clicar sobre o nome do contato para ver seu nome, endereço de e-mail, profissão, posts recentes no Google+, e-mails recentes que o contato enviou a você e eventos do Google Calendar e Google Docs que estejam sendo compartilhados entre vocês. Se você estiver lendo uma discussão envolvendo vários contatos, o remetente da primeira mensagem não lida será mostrada no widget.

^{O “Widget de pessoas” mostra mais informações sobre seus interlocutores}

Este recurso é útil, mas há quem não goste dele. Para desabilitá-lo clique no botão com a engrenagem no canto superior direito da janela do GMail e em Configurações. Na aba Geral escolha a opção Ocultar o Widget de pessoas e clique em Salvar alterações no rodapé da página.

Faça “logout” remotamente

Se você usa sua conta do GMail em múltiplos aparelhos e acha que se esqueceu de fazer “logout” em um deles, pode fazer isso remotamente. Vá até o rodapé da caixa de entrada, e lá você verá informações sobre a data e local da última atividade em sua conta. Clique em Detalhes para verificar se ainda há uma sessão ativa em outro lugar.

Na página que surge você pode consultar a atividade recente de sua conta (incluindo se foi acessada via web, celular ou POP3), o endereço IP de origem do acesso, data e hora. E também pode encerrar qualquer sessão que tenha deixado aberta.