O uso de plataformas de videoconferência não deve deixar nossa rotina tão cedo (se é que algum dia) e, mesmo à distância, a forma como você se porta durante os encontros digitais podem contar pontos (ou não) na forma como a equipe e colegas de outras áreas te percebem.
E o que pode ser feito para que minha participação nesses encontros tenha mais chances de ser positiva? O portal TechRepublic conversou com executivos para entender as melhores práticas e reuniu 9 atitudes simples, mas que contribuem bastante tanto para uma boa reunião como para uma opinião positiva a respeito do participante que seguir as indicações abaixo. Veja quais são:
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- 1. Sempre use vídeo (mas nem sempre o áudio) para reuniões, disse Apurva Davé, vice-presidente de marketing da plataforma de gerenciamento SaaS da empresa, Productiv. “Quando você colabora por vídeo, pode ler melhor a linguagem corporal e as expressões faciais dos colegas participantes da reunião. Ver seus colegas leva a uma colaboração mais produtiva e promove uma confiança mais forte nas relações de trabalho – assim como acontece pessoalmente. confrontos faciais e linguagem corporal também são críticos para a comunicação assertiva, seja pessoalmente ou por vídeo “.
- 2. Marque presença: “Comande a sala”, disse Kathy Gardner, diretora sênior de relações públicas e mídia da FlexJobs. “Quando for a sua vez de falar, faça contato visual com a webcam para prender a atenção e evitar olhar para outro monitor que exija que você desvie a cabeça da câmera”.
- 3. Encontre uma maneira de erguer a mão: pode ser difícil encontrar uma maneira de ingressar na conversa se você estiver em uma vídeo chamada, especialmente se você for o único que está ligando. Configure um sistema com o organizador da reunião antecipadamente, que permite que você, literal ou figurativamente, “levante a mão” quando desejar adicionar um comentário.
- 4. Fale com clareza e sem parar: lembre-se de que, assim como é difícil ouvir todos enquanto você está em uma vídeo chamada, eles enfrentam o mesmo desafio de ouvi-lo. Fale devagar, enuncie cada palavra claramente e não faça uma pausa para perguntar se os outros participantes podem ouvi-lo. Ao terminar sua declaração, deixe claro que você terminou perguntando se alguém tem perguntas ou reações ao que você disse.
- 5. Paciência é uma virtude: “Você pode iniciar seu comentário ao mesmo tempo que outra pessoa sem perceber, da mesma maneira que não perceberia se estivesse na mesma sala”, disse Tracy Cote, diretora de pessoal da Zenefits. “Isso pode causar conversas tristes e disfarçadas entre outros participantes da reunião, e ninguém quer isso. Devagar, você terá a sua vez. Se você perceber que falou ao mesmo tempo que alguém, quando terminar de argumentar peça à outra pessoa para falar a seguir. ”
- 6. Esteja consciente do som ambiente. O líder da reunião deve pedir aos que não estão se dirigindo ao grupo que apertem o botão de mudo. O software de videoconferência é altamente sensível. Os sons não são apenas do participante da reunião e de seus movimentos, mas de qualquer som ambiente “, disse Davé.” Se você estiver entusiasmado, “você está alto ou animado, pode bloquear outros; isso pode parecer agressivo. Fique de olho nas pessoas que querem dizer algo e dê espaço a elas. Se houver várias pessoas, use os recursos de ‘levantar a mão’ ou comentar o bate-papo para contribuir com a discussão. Além disso, não esqueça que alguns participantes podem ter ocasionais atrasos de conexão, o que pode causar interrupções não intencionais “.
- 7. Deixe os comentários engraçados para os comediantes: “A abordagem mais eficiente é de maneira direta e reta”, disse Cote. “O humor é difícil [em vídeo], por isso não tente ser engraçado. Sinta-se à vontade usando o bate-papo. Se você tiver uma pergunta, a melhor maneira de perguntar sem interromper o interlocutor é usar esse recurso”. O organizador da reunião tem o poder de silenciar outras pessoas, facilitar a tomada de turnos e estabelecer as regras básicas para uma boa etiqueta na reunião.
- 8. Seja educado, mas assertivo se preciso: “Alguns tropeços são inevitáveis, então não perca a conversa porque você esperou com muita paciência para falar”, disse Maria Marquis, educadora de clientes da Coda e fundadora do Coaching by Maria. “Em caso de dúvida, interrompa e peça desculpas.”
- 9. Use uma linguagem firme, mas deixe a porta aberta para que outras pessoas reajam: “Certifique-se de que outras pessoas saibam que você tem uma opinião sobre um assunto, usando frases como ‘eu recomendo’ ou ‘eu acredito fortemente’ ‘, mas depois leve outras pessoas para a discussão”. Davé recomenda interações como: ‘Você concorda ou discorda?’ ou o que você acha?’ Essa atitude, de acordo com a executiva, equilibra assertividade com abertura para outras ideias.