6 formas de otimizar o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos

O trabalho remoto cada vez mais híbrido exige resiliência e engajamento da equipe na hora de usar ferramentas colaborativas. Explorar ao máximo as ferramentas de gerenciamento de projetos torna o processo mais eficaz e eficiente.

Em artigo publicado no Inc., David Finkel, autor de The Freedom Formula: How to succeed in Business Without Sacrificing Your Family, Health, or Life (A Fórmula da Liberdade: Como ter suceso nos negócios sem sacrificar sua família, saúde e vida, em tradução livre) compartilha dicas sobre o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos a partir da experiência de sua equipe na Maui Mastermind.

A equipe de Finkel trabalha remotamente há mais de 20 anos e tem usado vários programas de gerenciamento de projetos nos últimos 15.

A maioria das dicas que Finkel destacou no artigo pode ser aplicada em qualquer ferramenta, seja Asana, Zoho Projects, Trello, Basecamp, Liquid Planner ou qualquer outra.

Segue as sugestões de Finkel de acordo com seu artigo publicado no site Inc:

1. Decida quem deve postar

Em 80% a 90% do tempo, a pessoa que deveria postar uma tarefa ou uma atualização de uma tarefa é o dono da própria tarefa. Talvez em 10% ou 20% das vezes, será um colega comentando sobre algo que outra pessoa fez ou atribuindo uma tarefa a outra pessoa, ou pode ser o gerente dessa pessoa.

Mas evite a armadilha de você – o gerente de um subordinado direto – ser o responsável por todas as coisas pendentes na lista de tarefas de gerenciamento de projetos dessa pessoa.

Você não quer isso. Você quer que sua equipe seja o dono. Isso permite que você veja se eles têm clareza sobre o que devem fazer. Deixe-os crescer profissionalmente, tendo sua própria lista de tarefas. É uma ótima maneira de ajudar a desenvolver seu pessoal.

2. Atualize diariamente

Espere, como algo inegociável, que você e sua equipe atualizem seus vários projetos no final de cada dia. Leva apenas cinco ou 10 minutos para fornecer atualizações, para obter suas porcentagens de conclusão em uma tarefa de 10% a 30% ou para colocar um comentário ou dois aqui e ali, mas espere que as pessoas façam isso diariamente.

Esses cinco ou 10 minutos de atualizações economizarão o dobro do tempo na troca de e-mails.

3. Aproveite o seu feed

Praticamente toda ferramenta de gerenciamento de projetos tem um feed e, neste ponto, todos estão familiarizados com isso, seja do Facebook ou do feed que você vê em sua ferramenta de projeto. Mas mostre o que há de novo, do mais novo ao mais antigo, cronologicamente, em um feed separado.

4. Use e abuse da versão móvel

Outro truque tem a ver com olhar o feed por meio de um aplicativo móvel. Muitos desses programas têm muitos recursos e opções, o que pode atrapalhar a obtenção de uma visão geral do progresso de sua equipe. Portanto, tente pular a versão para desktop e, em vez disso, monitore o feed pelo telefone ou tablet. Geralmente é muito mais limpo e fácil de navegar.

5. Aprenda a filtrar

A maioria das ferramentas apresenta um filtro do qual é possível optar, por exemplo, pelo filtro por usuário/projetos. Ao selecionar o seu próprio nome ou de qualquer membro da equipe, a ferramenta mostrará somente aqueles projetos relacionados ao membro do time selecionado.

Portanto, certifique-se de conhecer seu programa e seus recursos. Isso provavelmente tornará as coisas muito mais fáceis para você. Garanta que os projetos tenham os membros participantes inseridos corretamente para maior eficácia da ferramenta.

6. Adote para a vida

Se você realmente deseja que uma ferramenta de gerenciamento de projetos funcione bem para você, todos precisam estar lá, todos precisam usá-la.

Se somente 60% ou 70% de sua equipe está usando, o processo se torna frustrante, porque ainda há coisas que caem nas rachaduras. As pessoas que o usam se ressentem das que não o fazem. As pessoas que não o usam ficam na defensiva.

Se você atingir 80%, ainda é frustrante porque ainda há coisas se perdendo, mas quando você atinge cerca de 90%, o ponto crítico quando as pessoas estão usando razoavelmente bem e regularmente, é quando a mágica acontece.