6 dicas de BI para ajudar as PMEs planejarem orçamento

Com a chegada do fim do ano, você sabe já qual vai ser o seu budget em 2012? Se o orçamento e a previsão provocam problemas em toda companhia, saiba como o business intelligence (BI) pode ajudar. Considerando verdadeiro o fato de o BI já ter sido a província de grandes companhias, existe um número crescente de ferramentas adequadas ? e acessíveis ? para pequenas e médias empresas (PMEs). E BI não serve apenas para monitorar e conhecer o comportamento do consumidor. Uma mistura de softwares e processos pode ajudar a simplificar e planejar o orçamento, além de melhorar a precisão de suas previsões ? e, ainda, contribuir com a habilidade de adaptação as mudanças das PMEs ao longo do ano. Você pode, também, marcar uma data para guiar a mentalidade do planejamento e processos de submissão. Dwight DeVera, vice-presidente sênior de entrega de soluções da Arcplan, sugeriu seis idéias para racionalização de orçamento e planejamento através da melhor integração com o seu BI.

1.Graduação a partir de planilhas
O Excel é o programa que de fato planeja o orçamento ? e com frequência, também adiciona ferramentas de BI ? para muitas empresas menores, mas se, em certo ponto, sua companhia começar a crescer, é hora de usar uma plataforma mais sofisticada. DeVera considera como ponto de referência uma receita anual em torno de US$ 35 milhões.  ?Você pode trazer ordem ao caos?, acredita DeVera.

Considere adotar softwares dedicados de orçamento ? e faça isso ser parte do projeto mais amplo de BI. As vezes, tais aplicações se enquadram na categoria de desempenho corporativo, em vez de BI ou de análise.

2. Integrar software e processos
DeVera notou que as melhores ferramentas de BI no mundo não podem ajudar muito no orçamento totalmente manual e processos de planejamento. O esforço exigido, digamos, por 100 planilhas diferentes é muito doloroso. ?Quando você não tem orçamento centralizado e planejamento de reposição, não importa o quão talentosa sua ferramenta de BI seja?, comenta. ?Você irá precisar de muito mais pessoas.?

Procure por softwares que sejam flexíveis para suportar os processos existentes em vez de começar do zero (a menos que um dos processos existentes não esteja bem ? neste caso, descarte-os). Tenha certeza que será fácil ligar as fontes de dados existentes, sem grandes problemas. Seria ideal incluir modelos customizáveis para planejadores e usuários finais. E, se for uma plataforma baseada na web, tenha certeza que o planejamento offline estará disponível quando for preciso.

3. Crie fluxo organizado de trabalho
Se você criar uma lista lógica com os passos e processos de planejamento, poderá monitorar o desempenho durante todo o ano. Em outras palavras: aplique o mesmo monitoramento e análise do orçamento real e processos de previsão, assim como faz com outras fontes de dados. Isso vai ajudar a mitigar potenciais problemas antes de se tornarem maiores, além de identificar a oportunidade de melhorar os processos.

4. Colaboração
Você pode economizar um pouco de tempo, dinheiro e angústia no orçamento geral se entregar as chaves do seu budget e sistema de planejamento aos departamentos operacionais. Garantir acesso e posse para os interessados pode livrá-lo de problemas importantes e também conduzi-lo à eficiência natural quando for planejar algo maior.

DeVera disse ainda que o grande engano cometido por algumas empresas é dizer efetivamente: ‘ok, estamos com o budget pronto. Vamos colocar esse sistema na prateleira e conversaremos sobre isso no próximo mês de setembro’.  Se essa é a sua abordagem, DeVera alertou que estará prestes a ouvir a questão no próximo outono: como vamos fazer isso novamente?

Garantir posse real do orçamento e software de BI ao longo do ano vai ajudar a manter as partes interessadas mais conscientes e ágeis na medida em que for se tornando parte das práticas de regulação dos negócios. Isso, por sua vez, pode ajudar a empresa a ter um melhor desempenho e fazer as mudanças necessárias.

5. Adote replanejamento
Uma abordagem integrada e colaborativa pode manter seu negócio mais ágil com o envolvimento no processo ao longo do ano ? ou mudá-los em um instante. De acordo com DeVera, o orçamento e o plano estratégico devem incluir um replanejamento mensal e previsões de rolamento com hipóteses e estudo de melhores e piores casos criando cenários que permitam a adaptação da companhia. Embora você possa pensar que o próprio orçamento contenha termos anuais é preciso considerar planejar o processo contínuo.

6. Mobilidade como um atrativo
Quando se trata de orçamento e planejamento, DeVera ressaltou que as PMEs devem abraçar a mobilidade como um meio de compartilhar informações. Mas o executivo não pensa que os responsáveis pelo planejamento e outras partes interessadas devem incluir nos planos de orçamento iPads e outros dispositivos móveis. A principal razão: auto-correção. ?As vezes, auto-correção (dos planos) produz resultados trágicos?, concluiu. Mesmo se você desligar a correção automática, o especialista pensa que usar o teclado tradicional acabará por poupar tempo e evitar erros no processo. ?CFOs perguntam: ‘podemos fazer nosso planejamento no Ipad?’ A resposta é, tecnicamente, sim, embora não seja recomendado.?