O volume de informações e documentos que uma empresa lida no dia a dia cresce a cada ano. Além dos arquivos rotineiros que envolvem as transações financeiras, os profissionais dependem cada vez mais de relatórios e análises que auxiliam na tomada de decisão em diferentes departamentos. O problema é que essa quantidade cada vez maior exige uma gestão eficiente para que o conteúdo esteja sempre à disposição de forma rápida e segura. Confira cinco passos para melhorar a gestão dos documentos com o apoio da tecnologia:
A eficiência na gestão de documentos no ambiente corporativo passa pelo processo de digitalização. Para isso, é essencial que a empresa adquira uma solução de gerenciamento eletrônico. Este recurso consegue arquivar qualquer material em um servidor diretamente de uma multifuncional, ‘scanner’ ou de um arquivo já existente. Dessa forma, todos os documentos ficam concentrados no mesmo lugar e com indexação de sistema de busca, facilitando a pesquisa futura por parte dos colaboradores.
Os arquivos digitalizados e indexados pelo sistema de gerenciamento eletrônico podem ser armazenados em servidores físicos dentro da empresa. Contudo, a evolução da computação em nuvem traz mais eficiência e facilidade para a empresa neste quesito. Afinal, as soluções em cloud permitem que todos os documentos estejam seguros por meio de níveis de segurança e podem ser acessados por qualquer dispositivo conectado à internet – ideal para companhias que têm colaboradores em várias cidades ou regiões e que precisam ter documentos em mãos de forma rápida.
A assinatura digital é regulamentada no Brasil desde 2001 e, desde então, se transformou em uma alternativa interessante para quem deseja otimizar a gestão documental. Isso porque ela permite que contratos, documentos e quaisquer materiais que dependam de assinaturas possam utilizar esse recurso. Assim, com uma solução de gerenciamento de documentos, todos os processos podem ser feitos no ambiente digital, acelerando o procedimento e reduzindo o desperdício de tempo e dinheiro.
Com as aplicações e programas adequados, é possível estabelecer um fluxo de trabalho na organização que facilite a gestão documental e reduza o risco de arquivos duplicados ou errados nos processos da companhia. Estas soluções são capazes de agrupar os documentos digitalizados de acordo com o assunto ou tema correspondente, sem a necessidade de um profissional intervir manualmente. Assim, é possível criar diretórios específicos para cada departamento, como marketing, financeiro etc.
Por fim, a boa gestão documental de uma organização começa em sua própria cultura. Com o avanço da tecnologia, soluções novas e mais eficientes surgem todos os anos. Isso exige que os empresários e líderes estejam atentos a estes lançamentos, identificando serviços que realmente tragam benefícios para o dia a dia da empresa e melhoram a produtividade de todos os colaboradores.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office
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