5 formas para obter segurança de dados na gestão de documentos

A gestão de documentos tem sido um pilar estratégico para empresas de todos os setores, especialmente diante do aumento dos riscos cibernéticos. Entre janeiro e setembro de 2024, o Brasil registrou o vazamento de 13.664.324 contas on-line, segundo a ferramenta global de monitoramento de violação de dados da empresa de segurança cibernética Surfshark. Esse dado evidencia a necessidade de controles rigorosos na gestão de informações sensíveis.

O armazenamento, compartilhamento e descarte de documentos confidenciais são etapas críticas. Quando realizadas de maneira inadequada, essas práticas podem expor organizações a violações de privacidade e comprometer a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Nesse cenário, Flávio Ribeiro, CEO e fundador do netLex, plataforma de gestão de contratos (Contract Lifecycle Management – CLM) da América Latina, compartilha as melhores práticas para garantir a segurança e integridade de dados na gestão de documentos, ajudando empresas a navegar com mais segurança no cenário digital e regulatório atual.

1. Digitalize documentos

A digitalização é uma das primeiras etapas para garantir a segurança de documentos. Com arquivos físicos mais vulneráveis a perdas e danos, a conversão para o formato digital facilita o controle, a proteção e a recuperação dos dados. Além disso, documentos digitais podem ser protegidos com criptografia, senhas e sistemas de controle de acesso.

2. Mantenha um controle de acesso

Limite quem pode visualizar, editar ou compartilhar certos documentos é importante para impedir acessos não autorizados. Uma boa prática para evitar acessos indevidos é estabelecer níveis de permissão com base nas funções de cada colaborador dentro da empresa.

Por exemplo, você pode definir que apenas analistas jurídicos possam acessar documentos sensíveis, enquanto assistentes têm acesso limitado a partes específicas de um processo.

3. Crie políticas internas de segurança

Desenvolver e implementar políticas de segurança de dados ajudam a estabelecer regras claras sobre como os documentos devem ser manipulados, compartilhados e armazenados. Isso pode ajudar a cobrir questões como o uso de senhas fortes, evitar transmitir arquivos com dados sensíveis, proibição de compartilhamento de informações fora de canais seguros, além de definir o tempo de retenção de documentos e o descarte seguro.

Esses são alguns exemplos de como criar políticas internas de segurança. No entanto, cada empresa deve ter suas próprias determinações, sempre alinhadas com suas necessidades.

4. Faça o armazenamento correto dos documentos e dos dados

Os documentos, principalmente os confidenciais, devem ser armazenados em locais seguros, como servidores criptografados ou em serviços de nuvem seguros e certificados. No setor jurídico — em que a informação é algo de extremo valor — a escolha de uma solução de armazenamento com alto nível de segurança é fundamental para garantir a proteção contra os temidos ataques cibernéticos.

Observe sempre as certificações dessas plataformas, a fim de conhecer o nível de segurança que elas apresentam. Por exemplo, ser certificada na ISO 27001 é importante, pois esta é uma norma internacional que estabelece requisitos para um sistema de gestão de segurança da informação (SGSI).

5. Realize backups automáticos e regulares

Os backups automáticos garantem que os seus dados estejam sempre protegidos contra perdas acidentais ou ataques, como ransomware. No setor jurídico, a perda de documentos críticos pode comprometer o andamento de processos judiciais.

Sendo assim, é fundamental ter cópias de segurança atualizadas, que podem ser restauradas rapidamente em caso de falhas.