5 dicas para utilizar tecnologia na redução de gastos corporativos

Não é preciso ser expert em finanças e administração para saber que o sucesso de uma empresa passa pela capacidade de ter receitas maiores e manter as despesas controladas. Porém, não é tão simples colocar essa lógica em prática. A despesa corporativa é certamente um dos principais problemas dos gestores: enquanto se busca aumentar a produtividade, é necessário otimizar os custos – o famoso “fazer mais com menos”. A boa notícia que o avanço tecnológico possibilitou o desenvolvimento de soluções que auxiliam os profissionais a economizarem. Veja cinco exemplos:

1 – Cartões pré-pagos

Quando o assunto é controlar gastos corporativos, cartões pré-pagos específicos para o ambiente empresarial surgem como as melhores opções. Isso porque a organização determina o valor que vai ser disponibilizado pelo cartão, pode conferir o extrato em tempo real para ver os gastos efetuados e não corre o risco de ter problemas com a fatura, uma vez que o colaborador só vai gastar o saldo existente nesse meio de pagamento.

2 – Ferramentas de organização e tabulação

A boa gestão financeira passa especificamente pelo mapeamento completo das despesas que a empresa tem, inclusive com uma previsão aproximada de gastos emergenciais e imprevistos. Antes, essa tarefa era executada em planilhas e tabelas manuais, que levavam tempo para serem construídas e, principalmente, decifradas. Hoje, há inúmeras aplicações de organização e tabulação que fazem isso de forma automática.

3 – Controle de gastos e orçamentos

Um dos grandes vilões das despesas corporativas é o gasto excessivo com suprimentos e produtos recorrentes. Na maioria dos casos, as empresas não regulam essa despesa justamente por ser contínua, como material de escritório. Contudo, é possível economizar uma quantia considerável se o controle dos custos com fornecedores e orçamentos for maior por meio de plataformas tecnológicas.

4 – Sistemas de emissão de notas fiscais

Já imaginou pagar um tributo maior a cada transação feita por um erro de preenchimento da nota fiscal do produto ou serviço que oferece? O pesadelo dos gestores é uma realidade bem comum por falhas que podem ocorrer na emissão desse documento obrigatório. Contudo, não precisa ser assim, uma vez que há tecnologias próprias para a confecção da nota fiscal, garantindo conformidade com as leis tributárias, proporcionando mais agilidade e rapidez e, sobretudo, reduzindo o desperdício no pagamento de impostos e taxas.

5 – Plataformas de gestão

Por fim, é essencial que o gestor tenha uma visão completa de todos os processos relacionados à empresa para identificar onde estão os maiores gastos e, principalmente, quais áreas podem economizar mais. Dessa forma, as plataformas ERP também são importantes aliadas na tarefa de controlar os gastos corporativos por conseguirem centralizar todas as ações em uma única solução e oferecendo a rápida tomada de decisão.

* Davi Holanda é CEO da Acesso