De acordo com Bruno Pain, co-fundador e diretor comercial do VExpenses – plataforma de gestão de despesas corporativas – existem diversas tecnologias com ótimo custo-benefício que ajudam pequenas e grandes empresas a gerirem seus negócios com expertise. “A gestão financeira é muito mais do que uma forma de organização. É uma aliada poderosa, que colabora para o crescimento do negócio. Hoje a tecnologia tem ajudado empresas de diversos segmentos, automatizando e otimizando processos e tarefas”, explica.
O especialista apontou 5 estratégias para administrar as despesas corporativas das empresas. Confira.
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- Tenha um bom planejamento: um bom planejamento é fundamental para que o negócio dê certo. Por isso organize tudo desde o início. Planeje todos os passos que você pretende que a empresa alcance e formalize, deixando tudo corretamente organizado.
- Saiba todas as despesas de sua empresa: pode parecer absurdo, mas muitos diretores não estão a par de todas as despesas de sua própria empresa. Tente ficar por dentro de todos os gastos, saiba para onde o dinheiro está indo. Com isso você conseguirá organizar todas as contas e planejar ações dentro da companhia com mais facilidade.
- Corte gastos superficiais: reduzir os gastos desnecessários com uso de descartáveis e alguns tipos de materiais de escritório, por exemplo, são boas formas de economizar na hora de fechar as contas no final do mês. Por isso, uma sugestão é optar por materiais próprios para cada funcionário, como: cadernos, canetas, xícaras de café, canecas para beber água, etc.
- Política de reembolsos: tenha sua própria política de reembolsos. Determine as despesas que são reembolsáveis ou não, além do limite de gastos a ser restituído. Documente todos os gastos que puder imaginar, com seus respectivos limites. Estabelecer se todos os colaboradores da empresa terão o mesmo limite de gastos também é super importante. Outro quesito essencial é a clareza do documento. A política de reembolsos precisa ser muito clara e amplamente veiculada, para que seu conteúdo seja de conhecimento de todos os colaboradores da empresa.
- Use a tecnologia a favor: hoje em dia existem softwares de gestão financeira que ajudam a organizar as despesas corporativas das empresas. Muitos evitam dores de cabeça na hora dos reembolsos, por exemplo, otimizando o tempo e serviço da área responsável. Com essa economia de tempo, é possível investir em outras atividades capazes de gerar mais valor para a empresa, além de viabilizar a descoberta de novas formas de controlar os gastos.
*Por Andréa Camilo