À medida que o mundo volta aos escritórios, muitas pessoas estão trabalhando em um novo ambiente híbrido, onde parte da semana de trabalho é passada em casa e parte no escritório.
Trabalhar essencialmente em dois escritórios diferentes pode tornar a produtividade em ambos um desafio. Um estudo colaborativo de pesquisadores do Instituto Tecnológico Autônomo do México (ITAM), Stanford, Universidade de Chicago e MIT descobriu que seis em cada 10 trabalhadores relataram ser mais produtivos em casa do que esperavam, em parte porque foram capazes de reduzir o tempo de deslocamento e conversas indesejadas com colegas de trabalho tagarelas. A maioria dos entrevistados achava que a casa era um ótimo lugar para fazer um trabalho ininterrupto com foco; no entanto, muitos acharam que algumas tarefas colaborativas eram um pouco mais desafiadoras para fazer em casa.
De acordo com um relatório recente da Gallup, 42% dos trabalhadores dos EUA cujos trabalhos podem ser feitos remotamente estavam trabalhando em um ambiente híbrido em fevereiro deste ano. Cerca de 53% dos trabalhadores com capacidade remota esperam trabalhar de forma híbrida ao longo de 2022 e adiante, e 59% dizem que é seu modelo de trabalho preferido, em comparação com 32% que preferem trabalhar exclusivamente em casa e 9% que preferem trabalhar totalmente no local.
Embora existam vantagens e desvantagens em trabalhar em casa e em um escritório tradicional, um ambiente híbrido pode oferecer o melhor dos dois mundos e se tornar o seu melhor trabalho até agora, desde que você se prepare para o sucesso. Conversei com alguns profissionais que adotaram um ambiente de trabalho híbrido para saber como estão fazendo isso funcionar.
Uma das melhores coisas que você pode fazer antes do início de qualquer dia ou semana de trabalho é fazer um plano.
“No início da pandemia, vi um aumento no uso de recursos de planejamento. As pessoas se acostumaram a ‘aparecer’ em um escritório todas as manhãs e depois decidir o que fazer com seu tempo”, diz Laura Mae Martin, Consultora Executiva de Produtividade do Google. “Trabalhar em casa exigia que as pessoas descobrissem exatamente o que estavam fazendo e quando”, diz ela.
“Esse tipo de planejamento ainda é importante à medida que você vai e volta para diferentes ambientes de trabalho com diferentes tipos de horários”, observa ela. “Preencha um plano diário na noite anterior para aproveitar ao máximo o dia seguinte. O que você pretende fazer vai marinar enquanto você dorme, e você abordará o dia focado e intencional”.
Quando você está planejando seu dia, Martin também sugere pensar nele como um todo e ser intencional em como você planeja o que concluir.
“Muitas pessoas pensam em sua agenda como um quebra-cabeça: ‘Onde quer que você encontre um horário de 30 minutos, faça uma reunião lá!’ Mas sua energia e foco estão mudando (e sendo desafiados) quando você salta de uma reunião individual para um brainstorming e para um check-in de projeto e… a lista continua e continua”, diz ela.
Em vez disso, crie um plano que leve em consideração seu cérebro e seu tempo. “Chame terça-feira de seu dia de ‘Projeto A’ e coloque o horário de trabalho e as reuniões para esse projeto naquele dia. Se quarta-feira de manhã for a reunião da equipe do seu gerente, reserve um tempo depois para digerir as atualizações e transmitir informações à sua equipe conforme necessário”.
Ser intencional com seu planejamento também pode ajudá-lo a decidir onde fazer esse trabalho.
“Tudo tem hora e lugar. Digo às minhas equipes que é melhor obter o melhor de cada configuração”, diz David Cottrell, cofundador e CTO da Zynq, fornecedora de plataforma de gerenciamento de escritório. “Concentre-se no trabalho em casa como sendo seu tempo livre de distrações e ‘de cabeça baixa’ (por exemplo, solucionando problemas em seu próprio código), enquanto o tempo no escritório pode ser para trabalhar de forma colaborativa e criativa com seus colegas”.
Por exemplo, você pode querer usar o tempo no escritório para resolver um problema de codificação desafiador com outro programador, o que pode ser mais difícil remotamente. Muitas vezes, o lugar certo para o trabalho é determinado pelo tipo de trabalho que você está fazendo. Tentar trabalhar sozinho no escritório ou trabalhar em grupo em casa pode acabar prejudicando sua produção e produtividade geral.
“Uma grande parte do trabalho híbrido é se comunicar com sua equipe sobre quando você planeja estar no escritório e tomar uma decisão de ir [ao escritório] ou ficar em casa que reflita o que sua equipe também está fazendo”, diz Cottrel. “Se o seu dia envolve principalmente trabalho pessoal, pode ser um bom momento para trabalhar em casa; no entanto, se você estiver participando de várias reuniões, pode ser melhor ir ao escritório onde você pode colaborar pessoalmente com os colegas”. Esse tempo em pessoa tem o bônus adicional de permitir que você se conecte com sua equipe naqueles pequenos momentos antes e depois das reuniões e crie camaradagem dentro de sua equipe.
Um dos desafios do trabalho híbrido é que você basicamente mantém dois escritórios diferentes, o que significa que cada vez que você muda de local, você também precisa se readaptar ao seu ambiente de trabalho. É um problema que Daniel Carter, Gerente de Marketing do aplicativo de empréstimos LoanX, diz que pode ser mitigado tornando seus dois espaços de trabalho o mais semelhantes possível.
“Os seres humanos são criaturas de hábitos, e há fortes razões pelas quais tornar seus locais de trabalho o mais semelhantes possível – tanto no trabalho quanto em casa – pode ajudá-lo a ser mais produtivo”, diz Carter. “É uma boa ideia manter a uniformidade em ambos os lugares, desde como você posiciona sua mesa e cadeira, até a gaveta onde guarda os suprimentos”.
Quando você não precisar gastar tempo procurando um cabo ou se sentindo confortável, estará pronto para fazer o seu melhor trabalho.
Para um ambiente híbrido prosperar, é importante manter linhas de comunicação abertas com seus colegas de trabalho. Caso contrário, é fácil perder informações críticas em conversas individuais e DMs do Slack.
“Como muitos funcionários em um modelo híbrido trabalham em vários turnos e locais, pode ser um desafio manter todos na mesma página”, diz Sumit Bansal, fundador e CEO do site de treinamento em Excel TrumpExcel. Embora possa ser mais fácil para os gerentes se comunicarem em um ambiente de escritório físico, ele observa, isso não precisa necessariamente acontecer em um escritório físico.
“A comunicação aberta promove a confiança e facilita aos funcionários a comunicação de suas preocupações à administração”, diz Bansal. “Quando o gestor está ciente das dificuldades de seus funcionários, resolvê-las fica mais fácil”.
Certifique-se de que sua equipe tenha um plano de comunicação, seja através de conversas regulares no Slack ou reuniões diárias do Zoom, para manter todos informados sobre as metas e o progresso da equipe. Essa comunicação aberta pode ser fundamental para realizar projetos com eficiência e garantir que você não deixe um colega para trás involuntariamente quando as metas mudarem.
Quando sua equipe está trabalhando em um projeto de vários locais, é importante garantir que todos tenham acesso fácil a tudo o que precisam.
“O uso de soluções de colaboração baseadas em nuvem é uma das melhores maneiras de garantir que todos sempre tenham acesso às informações que você precisa”, diz Andrew Dale, Diretor Técnico da provedora de serviços de TI CloudTech24. As plataformas de nuvem colaborativa incluem uma vasta gama de ferramentas: armazenamento on-line e serviços de compartilhamento de arquivos, plataformas de mensagens instantâneas, serviços de videoconferência, quadros brancos virtuais, aplicativos de produtividade baseados em nuvem, como Google Docs e Microsoft Word, aplicativos de gerenciamento de projetos, espaços de trabalho virtuais compartilhados e muito mais.
Dale diz que, embora haja vantagens em uma variedade de plataformas diferentes, “a chave para ser mais produtivo é garantir que os membros de sua equipe estejam usando as mesmas plataformas e que existam alguns padrões sobre como usá-las”. Quando você tem ferramentas e práticas padrão, pode garantir que todos em sua equipe tenham acesso a tudo o que precisam, e seu projeto pode evitar atrasos e ineficiências desnecessários.
Este é um sentimento ecoado por Veronica Miller, Especialista em Segurança Cibernética do site VPNOverview.com. “Manter o trabalho em uma unidade de nuvem ou servidor compartilhado oferece uma série de benefícios para uma força de trabalho híbrida e é um dos hacks de eficiência no local de trabalho mais eficazes. Mais importante ainda, permite que os funcionários trabalhem em uma tarefa no escritório um dia e continuem de onde pararam no dia seguinte enquanto trabalham de casa”.
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