4 principais armadilhas na migração para o Office 2010

Atualizar todas as instalações com Microsoft Office em uma empresa pode ser tarefa intimidadora, principalmente se os colaboradores ainda usam a versão 2003 da suíte de produtividade. O temor predominante nas corporações é referente à compatibilidade entre os formatos. Na mente dos executivos passam cenários de queda dos serviços e de indisponibilidade.

Mas, em um relatório apresentado pela Forrester e intitulado “Armadilhas a evitar na migração para o Office 2010”, os pesquisadores Phillipp Karcher, Steven Powers, Christopher Voce e Joseph Dang, mencionam a adoção em larga escala do Windows 7 e o aumento nas atualizações de hardwares como fatores que devem puxar a adesão ao pacote Office 2010.

As recomendações para realizar tal migração de forma segura incluem “uma boa dose de planejamento, investimento considerável, capacitação de usuários e todas as precauções para prevenir eventuais riscos”.

Na avaliação da Forrester, empresas que recentemente adotaram o pacote do Office 2007 deverão realizar a adoção do 2010 mais para frente. Mas, para organizações que não deram o passo do XP para o Windows Vista, nem rodam a versão 2007 da família Office, 2011 é definitivamente o ano da atualização.

Na planilha de cálculos da Forrester está a previsão de um aumento da ordem de 7% em aquisição de softwares para 2011. Nas previsões do Gartner, outra respeitada instituição de pesquisas, esse número fica na casa dos 7,5 pontos porcentuais, 1,4% mais que em 2010.

Apesar dos departamentos de TI atravessarem épocas de orçamentos um pouco mais generosos, o processo de atualização entre as suítes de produtividade da Microsoft andam a passos lentos. Toda operação implica em migração de volumes de arquivos, ensaios com os aplicativos e em capacitação dos usuários. Nesse panorama, escondem-se armadilhas. Conheça quatro delas.

1-Ignorar o fator incompatibilidade
No relatório, a Forrester esclarece que o maior causador de queda nos serviços é a incompatibilidade entre aplicativos e arquivos. É onde devem ser concentrados os esforços e o planejamento. Os pontos mais críticos são a falta de suporte ao VBA (Visual Basic para Aplicativos), sintaxes, comandos escondidos, atalhos de arquivo quebrados, nomes de arquivo inválidos e incompatibilidade de sistemas 64 bits.

Como se essas questões não bastassem, elas são aumentadas nos processo Sde migração entre os pacotes 2003 e 2010. De acordo com o estudo da Forrester, as empresas são orientadas a abordar seriamente eventuais problemas de compatibilidade, que podem ocorrer com os arquivos e modelos de documentos circulantes na rede. Avaliar a integração do Office 2010 com outros aplicativos normalmente usados na corporação é outra sugestão dada pela Forrester.

Há várias ferramentas desenvolvidas pela Microsoft e outras empresas para dar conta da verificação e da atualização dos pacotes necessários para uma integração bem-sucedida. Contudo, a Forrester alerta que optar por um produto de terceiros irá vincular as empresas aos softwares oferecidos.

2-Deixar o usuário às escuras
A atualização do Office 2003 para o 2010 é acompanhada por uma curva de aprendizado imposta pela presença do Ribbon (barra de ferramentas padrão) de toda suíte de aplicativos. Para a Forrester, é o momento propício das organizações capacitarem os help desks para gerenciar o treinamento essencial, sem obrigar os usuários a descobrir sozinhos como realizar determinadas tarefas no Office 2010.

Uma opção para tal é consolidar as perguntas mais frequentes em um documento disponível junto à TI. De acordo com experiências anteriores, cada usuário necessita de aproximadamente 45 minutos de instrução para cada aplicativo da suíte da Microsoft. Depois do treinamento básico, vale providenciar material de referência e dar condição aos usuários que se acostumem com o sistema. Pode ser necessário providenciar aulas adicionais e cursos virtuais.

Dadas as condições necessárias, os usuários se acostumam ao Ribbon em questão de poucos dias. O quadro muda no caso de usuários avançados. A esses cabe “desaprender” o que estão acostumados a manipular; não raramente esses usuários levam semanas para voltar ao nível de domínio anterior.

3-Apostar em uso otimizado
É correto afirmar que vários recursos do Office 2010 podem incrementar o ritmo de trabalho e prover um rápido retorno sobre investimento. Todavia, empresas que apostarem nessa estratégia correm um sério risco de se frustrar.

A Forrester encoraja as equipes de TI a educar os colaboradores da empresa no que se refere a certas facilidades apresentadas pelo pacote da Microsoft. Entre esses recursos está a edição compartilhada e simultânea de um documento por várias pessoas e a criação de rotinas para execução de várias tarefas com um clique apenas.

4-Ignorar a importância da colaboração mútua
Empresas costumam contratar apoio por parte do desenvolvedor de softwares para ajudar na assimilação das informações sobre o funcionamento das soluções. Comprar ferramentas que auxiliem no aprendizado é outra atitude sensata. Contudo, as lideranças de TI podem facilmente esquecer da outra fonte preciosa de informações sobre o funcionamento dos softwares: os colaboradores internos.

A Forrester recomenda que sejam criados grupos de discussão com colaboradores e que as experiências com o Office 2010 sejam partilhadas entre os funcionários em encontros promovidos pela empresa.

“Treinamentos são uma grande ajuda, mas é sabido que quando uma informação flui de outro participante em um mesmo ambiente, existe maior chance de sinergia, além do conhecimento de causa”, finaliza Karcher, integrante da equipe que fez o relatório.