Já ouviu falar sobre lead time? É o tempo de espera, em tradução livre. Ele é utilizado, de forma geral, para calcular tempos de processos.
Nas áreas de Compras, o lead time é utilizado para mensurar o tempo de conversão de uma requisição em pedido e para calcular o tempo total entre o pedido e a entrega do produto. Saber calcular esse dado corretamente é uma prática que traz muitos benefícios para as operações de qualquer empresa e, também, para o atendimento ao cliente. Ter um bom planejamento estratégico de compras é fundamental para reduzir impactos por atrasos.
Para simplificar, vamos pensar na seguinte situação: um rolamento de uma importante máquina quebrou e a linha parou. A correria começa quando o acionamento feito ao almoxarifado indica que a peça não existe no estoque. É claro que podemos tentar buscar a peça em um fornecedor habitual e compra-la de forma imediata, mas imagine que a peça seja importada. O desespero toma conta da empresa e resta solicitar a tal peça para a área de compras. Requisição feita, a cobrança começa, mas ela ainda precisa ser aprovada.
Nessa próxima etapa, o fornecedor é cotado, os preços, prazos e a forma de entrega são negociados, o pedido é aprovado e, finalmente, o fornecedor é acionado. A peça ainda pode ter que ser fabricada, inspecionada, embalada, faturada e transportada para finalmente chegar ao seu destino. Tudo isso consome tempo e muitas vezes o tempo é o maior problema.
Conhecer tempos de processos, planejar adequadamente as necessidades e ter uma área de Compras atuante com SLAs (Servive Level Agreement ou Acordo de nível de serviço) firmados é fundamental para reduzir riscos de abastecimento e funcionamento da empresa.
Para conseguir calcular corretamente o lead time, é preciso ter em mente alguns passos importantes. Antes de mais nada é preciso elaborar uma lista com as necessidades de consumo da empresa. Crie um documento com todos os itens (matérias-primas e produtos). Essa tabela também deve conter serviços de consertos ou instalações, caso esses procedimentos sejam necessários. Também não esqueça de incluir as peças de reposição necessárias para o funcionamento das máquinas. Quanto mais completa, melhor será.
E fique atento. Alguns fatores podem influenciar, diretamente, o lead time. Entre eles:
· Fornecedores – a gestão de fornecedores é um ponto crucial na cadeia de suprimentos. Há tempos que as empresas perceberam o valor estratégico de uma boa fonte de fornecimento. Um fornecedor com problemas ou que não possui a expertise necessária sobre o segmento e os produtos que oferta pode causar impactos negativos no lead time. Caso um fornecedor não esteja cumprindo os prazos, o melhor caminho é cancelar os pedidos e procurar por outro contrato.
· Posição geográfica do fornecedor – Um fornecedor que está situado em uma posição geográfica desvantajosa ou muito distante da fábrica pode gerar problemas para o lead time. Para que os produtos sejam entregues, o ciclo deve considerar a logística de transporte. O ideal é buscar por fornecedores situados em locais que exijam o mínimo de transporte possível. Caso o valor e a qualidade do insumo compensem, vale a pena fechar negócio com um fornecedor e ajustar o planejamento da produção levando em conta um lead time maior.
· Data de compra – Gestores logísticos planejam o embarque de mercadorias que entrarão em trânsito por dia levando em conta uma série de variáveis como destino, volume, natureza do produto, entre outros. Dessa forma, acompanhar as datas em que os pedidos são feitos é fundamental para calcular o lead time corretamente. Dependendo do dia da sua aquisição, sua compra pode precisar ficar parada por algum tempo esperando sua vez até ser embarcada e seguir seu trajeto.
· Receita Federal – Para itens importados, as ações da Receita Federal são, infelizmente, imprevisíveis. Ou seja, não existe como prever se os fiscais realizarão uma análise mais detalhada de uma mercadoria, atrasando todo o processo e sua chegada ao seu destino final. Sendo assim, é preciso incluir essa eventualidade na hora de determinar o lead time.
(*) Alexandre Moreno é diretor de Serviços do Mercado Eletrônico
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