3 passos para melhorar reuniões virtuais durante a pandemia de coronavírus

Com a rápida adoção de soluções em nível empresarial para reuniões virtuais e colaboração de fluxos de trabalho como resposta à pandemia de coronavírus, o Gartner, Inc., líder mundial em pesquisa e aconselhamento para empresas, apresenta três passos essenciais para que os líderes de TI melhorem suas operações. Os líderes de negócios que buscam oferecer suporte completo às equipes de trabalho remoto estão se apoiando em soluções de colaboração para aumentar a produtividade e reduzir interrupções de negócios.

O aumento das reuniões virtuais desde o início da pandemia de COVID-19 está pressionando os líderes das organizações para garantir que os colaboradores tenham os recursos tecnológicos adequados para manter conexões consistentes e de alta qualidade com colegas, clientes e parceiros enquanto trabalham remotamente.

À medida que os colaboradores se tornam mais dependentes dessas soluções de colaboração e reuniões virtuais, os líderes de TI deveriam seguir estes três passos para fornecer uma experiência segura e aprimorada.

São eles:

Permita experiências confiáveis e consistentes de reunião virtual – A maioria dos líderes de organizações em que os colaboradores foram instruídos a trabalhar de casa devido à pandemia de COVID-19 já adquiriram e implementaram soluções de videoconferência e colaboração de fluxos de trabalho de nível empresarial. Uma vez que estas soluções estejam implementadas, velocidade de banda larga e a confiabilidade da rede são cruciais para permitir a produtividade e uma experiência consistente. As chamadas de vídeo em alta qualidade em grupo precisam de um serviço de Internet que possa fornecer download e upload com velocidades de, pelo menos, 1,5 Mbps.

Hoje, embora muitas regiões possuam banda larga de Internet suficiente para acomodar videoconferências, algumas ainda não estão aptas. Colaboradores que residem nesses “pontos cegos” de Internet, que podem incluir áreas rurais, podem se aproveitar de recursos de mensagens para fluxos de trabalho para trabalhar sem defasagem com os colegas ou participar de reuniões utilizando as opções de áudio em seus telefones. Colaboradores remotos também podem usar smartphones habilitados para 4G, em vez de PCs, para se conectar a reuniões on-line.

Muitos aplicativos de reuniões e colaboração de fluxos de trabalho foram criados com um objetivo de “mobilidade em primeiro lugar. Portanto, esses aplicativos funcionam tão bem em dispositivos móveis como em um desktop ou em uma solução Web.

Torne a reunião segura – Cuidados com a segurança são fundamentais para líderes empresariais que buscam possibilitar reuniões produtivas. As organizações podem contribuir para experiências de reuniões mais seguras sendo cuidadosas com as configurações de administração de TI, controles de host e o comportamento dos usuários finais. Passos simples, como utilizar uma senha de host separada, códigos de identificação aleatórios e exigir que os participantes se registrem na plataforma de serviço da reunião antes de ingressarem na chamada, podem fazer muita diferença para manter a privacidade das reuniões online.

Remodele sua cultura organizacional para promover a produtividade – A sobrecarga de reuniões, que já é um problema em muitas organizações, pode ser exacerbada neste ambiente atual de trabalho a partir de casa. Os gerentes deveriam examinar suas equipes para determinar o grau de sobrecarga que estão enfrentando e, então, testar uma ou duas intervenções focadas em alterar o tipo, qualidade, formalidade ou cadência de reuniões e, assim, melhorar as experiências de reuniões.

*Mike Fasciani é Diretor Sênior de Pesquisa do Gartner