3 passos para a implantação de um sistema de Gerenciamento de Informações

A implantação de um sistema de gerenciamento de informações para um empreendimento não é um processo simples e rápido, além de não ser algo que se pode comprar de um fornecedor. Trata-se de um procedimento que precisa ser desenvolvido com a participação da empresa e que envolve tecnologia, treinamento e até mesmo mudança cultural.

Implantar plenamente um sistema, fazer com que a equipe se aproprie dele, incorporá-lo às rotinas do dia a dia e passar a usá-lo de forma natural sem dificuldades, é um desafio muito maior do que normalmente se imagina.

A primeira etapa é a mais óbvia e simples, selecionar um sistema, escolher um fornecedor, passar pela etapa de compra e assinar o contrato.

Com a “lição de casa” bem-feita, a segunda etapa costuma também ser razoavelmente rápida e fácil de ser ultrapassada. Discutir as particularidades da empresa, entender os detalhes da solução adquirida, especificar o escopo a ser implantado, os novos procedimentos e processos e colocar a “mão na massa”.

Após o go live é que o desafio aumenta. Até este momento tínhamos questões sobre hardware e software, agora passamos a ter o peopleware. Treinar, engajar, mudar costumes, identificar interesses ocultos e, em muitos casos, tocar em aspectos culturais da organização são temas que normalmente acabam sendo pouco ou nada discutidos nas duas primeiras fases da implantação.

Em uma análise de risco pode-se afirmar que esta é a fase mais sensível. Nossa experiência indica que, além do investimento correto no treinamento inicial e contínuo dos participantes, é importante que a empresa entenda pelo menos outros três aspectos:

• A implantação do sistema precisa estar alinhada com os objetivos estratégicos do empreendimento e esta comunicação precisa ser feita e estar clara para todos os participantes. Nas implantações normalmente não se tem procedimentos e processos para se tomar decisões, mas este é o alinhamento que guiará e unificará a equipe.

•Como toda a inovação há uma tendência de uma pequena piora antes de vir a melhora. Assim, é muito importante o suporte, a participação e o entendimento por toda a cadeia de comando da empresa. Sempre é bom lembrar que inovar significa errar, que errar é normal e precisa ser encarado como aprendizado. O lema deve ser “errar rápido”.

Ter o sistema instalado dentro do especificado com uma equipe treinada pode atender o contrato de fornecimento, mas não significa ter o sistema efetivamente implantado. Se a equipe não utilizar de forma plena, se continuar a realizar controles ou relatórios através de outros meios e se a gerência e diretoria não “consumirem” os relatórios e dados do sistema, não há efetiva implantação. Neste ponto é fundamental a participação da gerência e diretoria para que as antigas ferramentas sejam “extintas” e que se cobre o real uso do que se implantou. Não é incomum observar sistema sendo “sabotados” pela alta direção que pede ou aceite relatórios “por fora” dele.

Assim como qualquer mudança requer disciplina e terminação até que se torne um hábito, a implantação de um sistema de gerenciamento de informações não é diferente. O desafio principal se inicia com o uso, mas os ganhos costumam surgir rapidamente, sendo que a sua efetiva implantação costuma significar um degrau conquistado em termos de produtividade, governança e transparência.

*Marcus Granadeiro é engenheiro civil formado pela Escola Politécnica da USP, presidente do Construtivo, empresa de tecnologia com DNA de engenharia e membro da ADN (Autodesk Development Network) e ​ do RICS (Royal Institution of Chartered Surveyours)