10 dicas para criar uma política de gestão de smartphones

À medida que as companhias continuam aumentando seus gastos com telecomunicações e adotam cada vez mais dispositivos móveis sofisticados, a gestão dos custos de serviço e segurança está se tornado crítica. Ainda assim, os analistas da consultoria Gartner afirmam que muitas companhias ainda não têm as políticas de uso de dispositivos sem fio definidas.

Para o vice-presidente de pesquisas do Gartner, Phil Redman, essas políticas são uma forma essencial de administrar serviços complexos. Segundo ele, até 2015, a gestão dos serviços móveis pode render uma economia de 10% a 35% dos custos de telecomunicações para as corporações.

Até 2014, 80% das empresas listadas na Fortune 1000 terão migrado de planos e responsabilidades individuais para soluções corporativas no que diz respeito ao uso de serviços convergentes de voz e dados, segundo o Gartner.

Redman explica que os serviços de telefonia móvel foram integrados a muitas companhias pelas portas de trás – empurrados por usuários individuais ou linhas de negócios. Ele diz que, comparando o serviço aos outros aspectos do setor de TI, muitas organizações simplesmente não possuem um processo de adoção, uso ou gestão de serviços móveis adequados.

O Gartner recomenda que as políticas de uso de recursos de telecomunicações sejam criadas e administradas pela área de tecnologia da informação, já que o assunto abrange diversos aspectos, de TI ao financiamento (contratos), além de passar por várias linhas de negócios e tecnologias. Soluções do tipo influenciam a área de segurança, servidores e mensagens, desenvolvimento de aplicações, gerenciamento de ativos de hardware, redes, entre outras.

A consultoria destaca que estabelecer política e requerimentos de uso de dispositivos móveis é fundamental para empresas de todos os portes e, embora cada corporação deverá criar sua estratégia, existem aspectos que toda política deve conter.

– Elegibilidade: As empresas devem estabelecer rígidos aspectos de elegibilidade, definindo segmentos específicos de usuários que devem ter acesso e contar com esse benefício. Em geral, três aspectos podem ser considerados nesta decisão: cargo, função e aprovação do superior.

– Aparelhos: Existem diversas questões ligadas ao dispositivo móvel que as organizações devem levar em conta, incluindo padronização e propriedade. No que diz respeito ao segundo aspecto, as empresas devem se preocupar em restringir o acesso a dados corporativos apenas por meio de dispositivos adquiridos pelas companhias. Sobre a questão da padronização, está cada vez mais difícil fazer uma opção por um tipo de aparelho, fabricante ou sistema operacional.

– Gerenciamento: As empresas devem estabelecer quais tipos de aparelhos não são permitidos, devido a questões de segurança ou a custo. A empresa também deve ter um modelo que compare categorias de usuários ou suas funções e modelos de aparelhos suportados pela equipe de TI.

– Controle de funcionários que deixam a empresa: As empresas precisam criar uma política para descontinuar serviços, quando funcionários deixarem a companhia. É preciso encerrar o subsídio oferecido pelo serviço móvel e recuperar o aparelho, se ele foi comprado pela corporação.

– Regras de uso: Produtos e serviços de telefonia móvel devem ser usados apenas para propósitos de negócio. No caso de uso pessoal, essas despesas devem ser deduzidas do gasto total.

– Segurança: As regras de segurança para smartphones devem ser similares às aplicadas a notebooks, incluindo autenticação de usuários e encriptação. A área de segurança da informação deve ter uma política que cubra aparelhos móveis. A perda ou o roubo de celulares corporativos deve ser imediatamente informada à operadora e ao departamento de segurança da companhia.

– Suporte técnico: É preciso criar regras de suporte e help desk, seja o atendimento interno ou terceirizado. Procedimentos para suporte internacional ou fora do horário comercial devem ser claros.

– Recebimento de contas: As contas de serviço podem ser enviadas diretamente a cada usuário, o que é um processo descentralizado, ou entregues para a empresa. A segunda opção é um processo centralizado e facilita a gestão e a normatização.

– Limite máximo de gasto: Embora não seja uma exigência, é uma boa ideia fixar o valor máximo que cada segmento de usuário pode atingir com gastos. Qualquer funcionário que exceder o limite máximo mensal estabelecido deve responder pela despesa.

– Declaração de responsabilidade: Qualquer política corporativa sobre o uso de smartphones deve incluir um termo de responsabilidade. Muitas empresas alertam que o telefone não deve ser usado quando isso puder causar algum dano ao funcionário (como ao volante, por exemplo), ou quando o uso for ilegal. As corporações também devem ficar atentas ao constante debate sobre efeitos que o uso do celular podem causar à saúde.